6 bước để giao tiếp tốt hơn
Hãy giao tiếp đúng đắn mọi lúc.
- “Năng lực diễn đạt một ý tưởng quan trọng như bản thân ý tưởng đó vậy.”
– Doanh nhân Mỹ Bernard Baruch
Dù bạn viết email đến đồng nghiệp, tập huấn nghề nghiệp cho thành viên mới của nhóm, hay trình bày một bài thuyết trình trước Hội đồng quản trị, bạn đều phải trình bày sao cho rõ ràng, súc tích và dễ hiểu.
Nhưng có khi nào bạn lạc lối khi cố gắng sắp xếp ý tưởng, hoặc đánh vật với câu hỏi về nhu cầu thực sự của khán giả chưa? Có rất nhiều yếu tố bạn phải cân nhắc đến khi chuẩn bị và trình bày, vì thế điểm quan trọng rất dễ bị quên mất.
Vòng tròn giao tiếp là 6 bước giúp bạn phát triển và trau chuốt thông điệp của mình hơn, đảm bảo khỏi quên bất cứ thứ gì cần thiết trong lần đầu trình bày, tăng sức ảnh hưởng. Tiến trình này được thể hiện dưới dạng một vòng tròn, khuyến khích bạn dùng phản hồi từ khán giả để nâng cao kỹ năng giao tiếp của bạn.
Trong bài viết này, 15phut.vn sẽ cùng bạn bàn đến Vòng tròn Giao tiếp, và xem xét bạn ứng dụng nó cho hoạt động giao tiếp hàng ngày thế nào. Chúng ta cũng xem ví dụ về cách sử dụng Vòng tròn giao tiếp khi truyền đạt một thông tin quan trọng như thế nào.
Khái niệm Vòng tròn Giao tiếp
Vòng tròn Giao tiếp (xem hình 1) cung cấp một danh sách giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn.
Hình 1: Vòng tròn giao tiếp
1. Mục tiêu
2. Sáng tác / mã hóa
3. Truyền tải
4. Nhận phản hồi
5. Phân tích / giải mã / học
6. Thay đổi / cải thiện
Lưu ý 1:
Bạn có thể ứng dụng Vòng tròn Giao tiếp này vào bất cứ tình huống nào liên quan đến giao tiếp, nhưng bạn sẽ thấy nó hữu dụng nhất trong bước chuẩn bị và truyền đạt các thông tin quan trọng hoặc phức tạp, ví dụ như email tập thể, tài liệu marketing, và bài thuyết trình.
Lưu ý 2:
Vòng tròn Giao tiếp không bao gồm bước “kiểm tra”. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể ứng dụng bước 3, 4, 5 và 6 để kiểm tra lại kỹ năng giao tiếp của mình. (Ví dụ, kiểm tra bằng cách nhờ đồng nghiệp đọc và phát hiện lỗi, cho nhận xét về bản trình bày của bạn, hoặc tập thuyết trình trước một nhóm nhỏ) Sau đó bạn có thể dùng bất cứ phản hồi nào để thay đổi và cải thiện cách giao tiếp khi bạn bắt đầu một vòng tròn giao tiếp mới.
Sử dụng Vòng tròn Giao tiếp thế nào
Làm theo các bước sau đây:
Bước 1: Xác định rõ mục tiêu
Sắp xếp ý tưởng về thông điệp muốn truyền đạt bằng cách trả lời các câu hỏi sau:
- Bạn đang giao tiếp với ai?
- Tôi muốn gửi đi thông điệp gì, và tôi muốn đạt được gì với thông điệp đó?
- Tại sao tôi muốn truyền thông điệp ấy? Có cần không?
- Tôi muốn khán giả cảm thấy thế nào?
- Khán giả cần hoặc mong muốn điều gì từ thông điệp ấy?
- Tôi muốn khán giả làm gì với thông tin đó?
Lời khuyên:
Bài viết “7 chữ C trong Giao tiếp” sẽ rất có ích cho bạn khi tiến hành bước 1. Bài viết “Kỹ năng giao tiếp” cũng cung cấp nhiều mẹo hữu hiệu để vượt qua rào cản trong giao tiếp.
Bước 2:
Bạn đã sắp xếp ý tưởng với các câu hỏi trong Bước 1, giờ hãy bắt đầu lên khuôn thông điệp. Nghĩ xem:
- Cách tốt nhất để truyền đạt thông điệp này?
- Mức độ / loại ngôn ngữ nào tôi nên dùng?
- Khán giả đã có thông tin nền về chủ đề của tôi chưa?
- Khán giả có cần thêm vài nguồn thông tin nữa để hiểu được thông điệp của tôi không?
- Tôi có nên biểu hiện cảm xúc trong thông điệp ấy không? Nếu có, biểu hiện cảm xúc gì đây?
- Khán giả liệu có suy diễn mọi thứ về tôi hoặc động lực của tôi, làm ảnh hưởng xấu đến cuộc giao tiếp?
Lời khuyên:
Bài viết “Tam giác hùng biện” và “Chuỗi thúc đẩy của Monroe” có thể chỉ cho bạn làm cách nào để xây dựng kỹ năng giao tiếp hiệu quả, để bạn có thể truyền cảm hứng sang cho khán giả đi đến hành động.
Bước 3: Truyền tải
Cách truyền đạt thông điệp của bạn phải sinh động để khán giả tiếp thu hiệu quả. Hãy tự hỏi:
- Đã đúng lúc để tôi gửi thông điệp này chưa?
- Khán giả đang ở trạng thái nào, và họ nên nhận khối lượng thông tin ở mức nào? Tôi nên trình bày thông điệp ra sao để cân nhắc đến yếu tố này?
- Liệu sẽ có những thứ nào làm ngắt quãng và ảnh hưởng xấu đến bài trình bày? (Điều này đặc biệt quan trọng khi sắp phải thuyết trình)
- Tôi có nên tính đến ai khác ngoài khán giả không?
Bước 4: Nhận phản hồi
Đây là bước mấu chốt trong Vòng tròn Giao tiếp. Nếu không có phản hồi từ khán giả, bạn sẽ không bao giờ biết được bạn phải cải thiện kỹ năng giao tiếp ra sao.
Đảm bảo bạn đã chuẩn bị đủ các loại quá trình phản hồi như một phần của cuộc giao tiếp.
- Bạn biết cách đọc ngôn ngữ cơ thể, và dùng nó để minh họa cho bài trình bày?
- Nếu bạn sẽ thực hiện một bài thuyết trình, bạn sẽ dành thời gian cho phần trả lời câu hỏi phản biện chứ?
- Bạn có quy trình lấy phản hồi từ khán giả chưa?
- Những phản hồi bạn nhận được nói chung là như bạn muốn và mong đợi chứ?
Hãy nhớ sử dụng cả phản hồi gián tiếp nữa. Bạn có nhận phản hồi như mong muốn từ bài trình bày không? Có điều gì hơn thế nữa mà bạn có thể nhận ra từ phản hồi đó?
Bước 5: Phân tích / giải mã / học hỏi
Sử dụng các phản hồi bạn nhận được ở bước 4 để rút ra bài học và trưởng thành hơn. Tùy vào từng hoàn cảnh, bạn nên viết lại bài trình bày và cố gắng làm lại lần nữa. (Một trong những lợi ích của việc kiểm tra bài trình bày của bạn trên quy mô nhỏ là bạn có thể tập dượt thế này trước ngày trình bày chính thức).
- Tại sao bạn nhận phản hồi này? Nó nói gì về bài trình bày?
- Bạn lẽ ra đã có thể làm gì để có phản hồi tốt hơn như mong đợi?
- Khán giả có những cảm nhận như bạn muốn họ cảm nhận không? Nếu không, tại sao?
- Bạn nên làm hoặc hành xử khác hơn ra sao để tiến bộ hơn?
Bước 6: Thay đổi / Tiến bộ
Đây là bước cuối cùng của vòng tròn. Tất cả các phản hồi trên thế giới đều chẳng giúp được gì cho bạn nếu bạn không tự giác học hỏi và thay đổi.
- Tôn trọng các phản hồi. Nếu bạn tin chúng có tác dụng, hãy thay đổi thông điệp và cả cách hành xử nữa.
- Xác định các nguồn có thể giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp (hỏi đồng nghiệp, luyện kiểm tra nhiều hơn, hoặc dùng phiếu khảo sát, khóa học, sách vở, hội thảo, vân vân)
Một ví dụ cho Vòng tròn Giao tiếp
Sử dụng Vòng tròn Giao tiếp là cách nhanh nhất để đi đến hiệu quả. Hãy nghĩ đến cách này để hoàn tất các thông điệp của bạn, dù dài hay ngắn.
Sau đây là ví dụ. Bạn đang phụ trách mảng Công nghệ thông tin (CNTT) trong tổ chức, và bạn cần làm một bài thuyết trình trước Giám đốc Điều hành và Hội đồng Quản trị. Nội dung bài thuyết trình giải thích chính xác các công việc của bộ phận CNTT và khối lượng công việc các bạn đảm trách. Mục tiêu của bài thuyết trình là lột tả được sức sống của bộ phận CNTT trong tổ chức, vì thế các bạn cần tuyển thêm nhân viên để hỗ trợ thêm khối lượng công việc thay vì sẽ phải đối mặt với việc cắt giảm ngân sách trong quý tới.
Sau đây là các cách bạn có thể sử dụng Vòng tròn Giao tiếp để xây dựng bài thuyết trình thật hiệu quả.
Bước 1: Mục tiêu
– Tôi đang trình bày cho ai nghe?
=> Giám đốc Điều hành và Hội đồng Quản trị
– Tôi muốn truyền đạt điều gì?
=> Tôi phải thể hiện rằng bộ phận CNTT là một phần không thể thiếu của tổ chức, vì thế chúng tôi xứng đáng được nhận thêm hỗ trợ tài chính để tuyển nhân viên.
– Tại sao tôi muốn gửi thông điệp này?
=> Nếu Hội đồng Quản trị không biết việc này, có thể năm sau họ sẽ cắt giảm ngân sách của chúng tôi.
– Tôi muốn khán giả cảm nhận được gì?
=> Tôi muốn họ phải bị kích thích vì các dịch vụ đáng giá mà bộ phận CNTT làm được, và quan tâm đến các nguy cơ công ty có thể mắc phải nếu cắt giảm ngân sách của chúng tôi.
– Khán giả cần hoặc mong mỏi điều gì khi nhận thông điệp này?
=> Khán giả cần hiểu cặn kẽ các công việc của bộ phận CNTT, và đặc biệt là chúng tôi bảo vệ tổ chức khỏi các hiểm họa hàng ngày. Hội đồng cần các con số biết nói về số tiền chúng tôi đã tiết kiệm được cho công ty trong 2 năm qua.
– Tôi muốn khán giả làm gì với thông tin này?
=> Họ phải hiểu được họ sẽ rất có lợi khi chi thêm tiền cho bộ phận CNTT.
Bước 2: Sáng tác / mã hóa
– Truyền đạt thông điệp này thế nào cho hiệu quả nhất?
=> Thuyết trình nhóm
– Mức độ / loại ngôn ngữ nào tôi nên dùng?
=> Nên tránh các thuật ngữ chuyên ngành CNTT, ngoài ra, ngôn ngữ phải chuyên nghiệp nhưng dễ hiểu.
– Khán giả đã có thông tin nền về chủ đề của tôi chưa?
=> Vài người trong Hội đồng Quản trị chỉ biết lờ mờ về công việc của bộ phận CNTT. Số còn lại biết rõ hơn.
Hội đồng Quản trị đã có các số liệu chứng minh rằng ngân quỹ cho bộ phận CNTT đã cao hơn các bộ phận khác.
– Khán giả có cần thêm vài nguồn thông tin nữa để hiểu được thông điệp của tôi không?
=> Biểu đồ và số liệu trên giấy hoặc màn hình Power Point đều là các công cụ hình ảnh có ích.
– Tôi có nên biểu hiện cảm xúc trong thông điệp ấy không? Nếu có, biểu hiện cảm xúc gì đây?
=> Tôi phải thể hiện tôi yêu thích công việc và bộ phận này thế nào, cũng như thể hiện được tính cấp bách chúng ta đều cảm nhận được khi đối mặt với cắt giảm ngân sách, đặc biệt là khi chúng tôi đã cung cấp các dịch vụ hữu hiệu như thế cho tổ chức.
– Khán giả liệu có suy diễn mọi thứ về tôi hoặc động lực của tôi, làm ảnh hưởng xấu đến cuộc giao tiếp?
=> Họ có thể diễn giải rằng vì tôi là người của bộ phận CNTT nên tôi vốn dĩ đã là người trình bày kém. Tôi phải chứng minh được ngay rằng điều đó sai hoàn toàn.
Bước 3: Truyền tải
– Đã đúng lúc để tôi gửi thông điệp này chưa?
=> Rồi, vì Hội đồng Quản trị sẽ sớm thông qua duyệt chi ngân sách cho năm tới.
– Khán giả đang ở trạng thái nào, và họ nên nhận khối lượng thông tin ở mức nào? Tôi nên trình bày thông điệp ra sao để cân nhắc đến yếu tố này?
=> Họ đã nhận quá nhiều thông tin trước đó, vì thế, tôi phải trình bày thật súc tích mà vẫn có sức thuyết phục cao.
– Liệu sẽ có những thứ nào làm ngắt quãng và ảnh hưởng xấu đến bài trình bày?
=> Bài thuyết trình có thể sẽ diễn ra tại phòng Hội họp A, mà phòng đó lại có một lỗ thông hơi khá ồn, cho nên tôi phải nói thật to rõ.
Bài thuyết trình nằm ở gần cuối chương trình ngày hôm đó, vì vậy Hội đồng Quản trị hẳn sẽ rất mệt và dễ mất tập trung.
– Tôi có nên tính đến ai khác ngoài khán giả không?
=> Không.
Bước 4: Nhận phản hồi
Tôi sẽ dành 10 phút cuối bài thuyết trình cho phần trả lời câu hỏi từ Hội đồng Quản trị.
Tôi sẽ gặp Giám đốc Điều hành ngay sau khi bài thuyết trình lọt vào tầm ngắm của ông.
Tôi dự định sẽ làm một nghiên cứu về ngôn ngữ cơ thể – công cụ đã giúp tôi nhìn ra được các tín hiệu vô tình từ các thành viên Hội đồng quản trị phản ánh tôi đã thể hiện thế nào trong bài trình bày.
Bước 5 và 6: Phân tích và cải thiện
Vài ngày sau buổi thuyết trình, thủ trưởng thông báo rằng Hội đồng Quản trị thích bài trình bày và đã duyệt chi thêm ngân sách, nhờ vào các số liệu và thông điệp thuyết phục của bạn. Tuy nhiên, họ cũng nhắc nhỏ là bài trình bày hơi dài một tí.
Với thông tin này, bạn quyết tâm rút gọn các bài trình bày sắp tới, và bạn sẽ cắt được các thông tin không cần thiết.
Điểm cốt lõi:
Vòng tròn Giao tiếp là quá trình 6 bước để sắp xếp và trình bày hiệu quả một thông điệp. Bạn cũng có thể ứng dụng nó vào mọi trường hợp liên quan đến giao tiếp, và nó đặc biệt hữu ích đối với các cuộc giao tiếp mang thông tin quan trọng hay phức tạp.
Vì một cuộc giao tiếp hiệu quả phải thật sinh động, nên lợi thế của quá trình này nằm ở tính tuần hoàn của nó. Bạn sắp xếp ý tưởng, trình bày, nhận phản hồi, và cải thiện kỹ năng giao tiếp, vì vậy trong những lần tới, bạn sẽ có thể giao tiếp hiệu quả hơn nhiều.
15 phút sưu tầm và biên tập