7 chữ C trong giao tiếp

2057

Bí quyết cho kỹ năng giao tiếp rõ ràng

Thông điệp trong giao tiếp phải luôn RÕ RÀNG.

Hãy nghĩ xem một ngày bạn phải giao tiếp bao nhiêu lần. Bạn soạn email, chuẩn bị cuộc họp, nhận lời dự hội nghị, viết báo cáo, nghĩ ý tưởng cho bài thuyết trình, tranh luận với đồng nghiệp… cứ thế mà danh sách còn dài thêm.

Chúng ta có thể dùng cả ngày để giao tiếp với người khác. Vậy, làm thế nào để nâng cao hiệu quả của giao tiếp? Có một cách khả thi, đó là hãy đảm bảo tính rõ ràng.

Đây cũng chính là lí do 7 chữ C trong giao tiếp lại có ích cho bạn. 7 chữ C này sẽ cung cấp một danh sách để bạn có những cuộc họp, email, hội nghị, báo cáo và bài thuyết trình thật chặt chẽ và hiển minh, để khán giả dễ dàng tiếp thu thông điệp của bạn.

Theo 7 chữ C, cách giao tiếp của bạn cần:

  • Clear – rõ ràng
  • Concise – súc tích
  • Concrete – cụ thể
  • Correct – chính xác
  • Coherent – chặt chẽ
  • Complete – trọn vẹn
  • Courteous – nhã nhặn

Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu mỗi khía cạnh của 7 chữ C này với minh họa đủ cả ví dụ tích cực lẫn tiêu cực.

1. Rõ ràng

Khi viết hoặc nói với ai đó, hãy luôn rõ ràng về mục tiêu của thông điệp. Bạn giao tiếp với người này nhằm mục đích gì? Nếu bạn mập mờ, khán giả cũng sẽ vậy.

Để diễn đạt được rõ ràng, hãy cố gắng tinh giản các ý trong câu, đảm bảo khán giả vẫn dễ dàng hiểu được ý bạn là gì, đừng để họ phải suy diễn và tưởng là đã hiểu điều bạn nói.

Ví dụ tiêu cực

Chào John,

Tôi muốn báo một tin nhanh cho anh về Daniel, nhân viên đang làm ở bộ phận của anh. Anh ta là viên ngọc quý đấy, nếu anh thích thì tôi sẽ nói cụ thể hơn lúc anh rảnh.

Mến chào,

Skip

Email này để làm gì? Chẳng rõ. Đầu tiên, nếu có tới nhiều người tên Daniel ở bộ phận của John, John sẽ không biết Skip đang nói về Daniel nào.

Tiếp, cụ thể là Daniel làm gì để được gọi là viên ngọc quý? Chúng ta cũng chẳng rõ nốt. John hẳn sẽ rất mơ hồ khi phải hồi âm hỏi thêm.

Cuối cùng, Skip viết email này để làm gì? Skip chỉ đơn giản là muốn tán chuyện một chút về Daniel, hay còn có mục đích cụ thể nào khác? Quá mập mờ.

Ví dụ tích cực

Xem chúng ta viết lại email đó rõ ràng hơn ra sao.

Chào John,

Tôi muốn báo một tin nhanh cho anh về Daniel Kedar, nhân viên đang làm ở bộ phận của anh. Trong mấy tuần vừa qua, anh ấy đã dành thời gian giúp bộ phận Công nghệ thông tin hoàn thành công việc để họ chạy kịp thời hạn.

Bên chúng tôi mới có một dự án khá “khoai” phải làm trong 3 tháng tới, và tôi nghĩ kiến thức cũng như kỹ năng của anh ấy sẽ rất đáng giá ở đây. Nhờ anh chuyển lời đến anh ấy giúp chúng tôi làm dự án này được không?

Tôi rất hân hạnh được nói với anh về chuyện này. Lúc nào sẽ tiện cho anh nhất để chúng ta bàn thêm nhỉ?

Mến chào,

Skip

Thông điệp thứ hai này rõ ràng hơn, vì người đọc đã có thông tin cần để biết phải làm gì.

2. Concise – súc tích

Khi diễn đạt súc tích trong giao tiếp, bạn sẽ bám chặt vào điểm chính và nói thật ngắn gọn. Không ai muốn đọc cả 6 câu khi lẽ ra chỉ cần 3 câu là đủ.

  • Có tính từ hoặc “từ đệm” nào bạn có thể bỏ đi? Bạn có thể bỏ các từ như “tỉ dụ như”, “anh biết đó”, “rõ ràng là”. “đại loại như”, “thật vậy”, “căn bản là”, “ý tôi là”.
  • Có câu nào không cần thiết không?
  • Bạn có lặp một ý dưới nhiều hình thức diễn đạt khác nhau không?

Ví dụ tiêu cực

Chào Matt,

Tôi có vài điều muốn nói với anh về email chiến dịch marketing mà chúng ta đã bàn thảo hồi thứ năm tuần trước. Tôi thật sự nghĩ rằng việc chọn khách hàng mục tiêu của chúng ta rõ ràng là hoàn toàn phù hợp với nỗ lực vì cộng đồng của công ty ta. Tôi nghĩ, chiến dịch đó có thể tạo ra sức ảnh hưởng lớn và tồn tại dài lâu trong lòng các khách hàng ấy hơn là ồ ạt bán hàng.

Ví dụ, nếu chúng ta nói về nỗ lực vì cộng đồng của công ty để phát triển bền vững, cũng như các công việc thiện nguyện chúng ta đang tiến hành tại các trường học địa phương, khách hàng chúng ta đang nhắm tới sẽ nhớ thông điệp lâu hơn. Sức ảnh hưởng sẽ lớn hơn.

Anh nghĩ sao về chuyện này?

Jessica

Email này quá dài! Ý bị trùng lặp và có quá nhiều từ đệm để lấp chỗ.

Ví dụ tích cực

Hãy xem email sẽ như thế nào khi chúng ta bỏ các từ đệm và viết cô đọng hơn:

Chào Matt,

Tôi cần bàn về email chiến dịch marketing chúng ta đã phân tích hôm thứ năm vừa rồi. Khách hàng mục tiêu sẽ muốn biết về các hoạt động vì cộng đồng của công ty, đặc biệt là mục tiêu trở thành doanh nghiệp phát triển bền vững và hỗ trợ trường học địa phương.

Điều này sẽ tạo ảnh hưởng lớn, và tồn tại lâu dài hơn trong lòng khách hàng hơn là theo kiểu bán hàng truyền thống.

Anh nghĩ sao về việc này?

Jessica

3. Concrete – cụ thể

Khi nhận thông điệp cụ thể, khán giả sẽ mường tượng được bức tranh toàn cảnh về điều bạn đang nói. Thông điệp đó sẽ có các chi tiết (nhưng không quá nhiều), số liệu sinh động và có trọng tâm. Thông điệp của bạn rất vững vàng.

Ví dụ tiêu cực

Xem xét mẩu quảng cáo sau:

Sản phẩm Lunchbox Wizard này sẽ giúp tiết kiệm thời gian hàng ngày của bạn.

Quảng cáo thế này thì bạn sẽ chẳng bán được nhiều hàng. Vô cảm, không có chi tiết sinh động, không gợi được cảm xúc nào trong khán giả và không nói lên được vì sao họ nên quan tâm đến sản phẩm đó. Thông điệp này không đủ cụ thể để tạo nên điều khác biệt.

Ví dụ tích cực

Mỗi ngày bạn phải bỏ ra bao nhiêu thời gian để mang lỉnh kỉnh đồ ăn trưa cho trẻ? Sẽ không còn vất vả như vậy nữa. Hàng ngày bạn chỉ cần lấy Lunchbox Wizard ra khỏi tủ lạnh là con bạn sẽ có ngay một bữa trưa ngon miệng VÀ bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để chơi hoặc đọc truyện cho con mình!

Mẩu quảng cáo này tốt hơn vì có đưa ra các hình ảnh rất sinh động. Khán giả có thể tưởng tượng ra một khoảng thời gian ngọt ngào dành cho con mình, có bậc cha mẹ nào lại không muốn điều đó chứ? Và khi đề cập đến sản phẩm này được trữ trong tủ lạnh, tác giả cũng ngầm nói lên tác dụng thực tế nếu mua sản phẩm. Thông điệp đã được sử dụng trên thị trường nhờ vào các chi tiết nêu trên.

4. Correct – chính xác

Thông tin truyền đạt chính xác sẽ phù hợp với nhu cầu của khán giả, đồng thời, đó cũng là lối giao tiếp không sai sót.

  • Các thuật ngữ kỹ thuật bạn dùng liệu có phù hợp với trình độ giáo dục và kiến thức của khán giả?
  • Bạn đã kiểm tra lỗi ngữ pháp trong bài viết chưa? Nên nhớ, công cụ kiểm tra lỗi chính tả trong máy tính không tìm ra hết mọi lỗi.
  • Bạn đã viết tất cả các tên gọi và chức danh đúng chính tả chứ?

Ví dụ tiêu cực

Hi Daniel,

Thanks so much for meeting me at lunch today! I enjoyed our conservation, and I’m looking forward to moving ahead on our project. I’m sure that the two-weak deadline won’t be an issue.

Thanks again, and I’ll speak to you soon!

Best,

Jack Miller

Nếu bạn đọc lướt ví dụ trên, có thể bạn sẽ không nhận ra lỗi nào. Nhưng nếu đọc kỹ, bạn sẽ thấy có hai lỗi, bạn tìm ra chưa?

Lỗi đầu tiên là người viết đã vô tình đánh máy nhầm từ “conversation” (cuộc nói chuyện) thành “conservation” (sự bảo thủ). Chúng ta dễ mắc lỗi thông dụng này khi đánh máy nhanh. Còn lỗi còn lại là viết “week” (tuần) thành “weak” (yếu).

Một lần nữa, công cụ kiểm tra lỗi chính tả trong máy tính sẽ không tìm ra lỗi kiểu này, vì vậy, đây cũng là lí do tại sao bạn cần đọc thật kĩ và dò lỗi.

5. Coherent – chặt chẽ

Khi cách diễn đạt của bạn chặt chẽ, cuộc giao tiếp của bạn trở nên logic hơn. Tất cả các điểm nút đều được nối kết và liên quan đến chủ đề chính, và tông điệu cũng như độ trôi chảy của bài viết sẽ chắc chắn hơn.

Bad Example

Traci,

Tôi muốn báo một tin nhanh cho chị về báo cáo chị gửi tuần trước. Tôi đã gửi nó cho Michelle để làm minh chứng, và cô cũng muốn bạn biết về cuộc họp của Ban vào thứ 6 này. Chúng ta sẽ làm khung dàn cho sổ tay nhân viên mới.

Cám ơn chị,

Michelle

Bạn có thể thấy, email này không thể hiện hiệu quả các ý của người viết. Phản hồi của Michelle về bản báo cáo của Traci đâu? Cô bắt đầu đề cập đến việc đó, nhưng cô lại chuyển đề tài ngay sang cuộc họp vào thứ 6.

Ví dụ tích cực

Chào Traci,

Tôi muốn báo một tin nhanh cho chị về báo cáo chị gửi tuần trước. Tôi đã gửi nó cho Michell để minh chứng, và cô báo có vài chỗ chị cần sửa lại. Cô sẽ email hồi âm chi tiết cho chị vào chiều nay đấy.

Cám ơn,

Michelle

Lưu ý rằng trong ví dụ tích cực này, Michelle không nhắc gì đến cuộc họp vào thứ 6, vì nó sẽ được đề cập trong một email riêng. Như thế, Traci có thể xóa email phản hồi này sau khi chỉnh sửa xong bản báo cáo, nhưng vẫn giữ lại được email thông báo cuộc họp để khỏi quên dự họp. Mỗi email chỉ nên có 1 chủ đề chính thôi.

6. Complete – trọn vẹn

Trong một thông điệp trọn vẹn, khán giả cần được thông tin tất cả những gì họ cần, và nếu có thể, thì bắt đầu hành động.

Thông điệp có mang một lời kêu gọi hành động nào để khán giả biết rõ bạn đang muốn họ làm gì không?

Bạn đã đưa tất cả các thông tin liên quan vào chưa, ví dụ như họ tên, ngày tháng năm, thời gian, địa điểm, vân vân?

Ví dụ tiêu cực

Xin chào các bạn,

Tôi chỉ muốn nhắc các bạn về cuộc họp ngày mai.

Gặp các bạn tại đó,

Chris

Thông điệp này không trọn vẹn. Cuộc họp gì? Lúc nào? Ở đâu? Chris kết thúc thông báo mà không có các thông tin cần thiết.

Ví dụ tích cực

Xin chào các bạn,

Tôi chỉ muốn nhắc các bạn về cuộc họp ngày mai về chính sách viễn thông mới. Cuộc họp sẽ diễn ra lúc 10h sáng tại phòng hội nghị, lầu 2. Báo cho tôi biết nếu bạn không dự được nhé.

Gặp các bạn tại đó,

Chris

 

7. Courteous – nhã nhặn

Nhã nhặn trong giao tiếp là thân thiện, cởi mở và trung thực, sẽ không có lời xúc phạm mát mẻ hoặc lên giọng kẻ cả. Hãy luôn hiểu lập trường của khán giả, và đồng cảm với nhu cầu của họ.

Ví dụ tiêu cực

Jeff,

Phải nói là tôi không hài lòng với cái cách mà nhóm anh cứ độc chiếm phần thảo luận trong các cuộc họp hàng tuần. Tôi có rất nhiều dự án, cũng như cần thảo luận tiến trình của nhóm tôi chứ. Đến giờ, nhờ ơn bộ phận bên anh mà chúng tôi chẳng làm được điều đó. Anh có thể đảm bảo sẽ dành thời gian cho tôi và nhóm tôi vào cuộc họp tuần tới được không?

Cám ơn,

Phil

Ồ, email này chẳng dễ chịu chút nào. Thông điệp kiểu này có thể sẽ làm nổ ra chiến tranh giữa các phòng ban. Email này chẳng nói lên được điều gì trừ một cảm giác khó chịu, chỉ làm nhụt chí mà thôi. Đưa vào một chút nhã nhặn trong lời nói, thậm chí là trong lúc bực bội, sẽ có ích hơn.

Ví dụ tích cực

Chào Jeff,

Tôi muốn nhắn anh điều này. Trong các cuộc họp hàng tuần, nhóm anh đã báo cáo tiến trình làm việc bên ấy rất tốt, nhưng nó lấn một chút thời gian báo cáo của nhóm tôi. Tôi rất biết ơn nếu mỗi tuần anh có thể dành thêm ít thời gian cho bên tôi để hoàn thiện phần báo cáo nhé.

Cám ơn anh nhiều lắm, và nhớ báo cho tôi hay nếu có gì tôi có thể giúp anh.

Thân mến,

Phil

Khác biệt đấy chứ! Email này rất lịch thiệp và thân thiện, và giảm tâm lí khó chịu giữa các phòng ban.

Vài biến đổi linh hoạt cho 7 chữ C trong giao tiếp

Có vài biến đổi cho 7 chữ C trong giao tiếp:

Credible – Xác tín – Thông điệp của bạn có nâng cao hoặc làm nổi bật tính đáng tin của bạn không? Điều này đặc biệt quan trọng khi giao tiếp với những người chưa quen bạn.

Creative – Sáng tạo – Thông điệp có được truyền tải một cách sáng tạo không? Giao tiếp sáng tạo giúp thu hút khán giả.

Điểm cốt lõi:

Ngày nào tất cả chúng ta cũng phải giao tiếp. Khi giao tiếp càng tốt, chúng ta càng đáng tín nhiệm hơn trong khách hàng, thủ trưởng, và đồng nghiệp.

15phut.vn khuyên bạn hãy sử dụng 7 chữ C trong giao tiếp như một bí quyết giao tiếp của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ giao tiếp thật rõ ràng, súc tích, cụ thể, chính xác, chặt chẽ, trọn vẹn và lịch thiệp.

15 phút sưu tầm và biên tập

Comments

comments