Tận dụng tối đa thời gian và nguồn lực
Sắp xếp thứ tự ưu tiên được xem là kỹ năng cần thiết để sử dụng tốt nhất các nỗ lực cá nhân cũng như tập thể.
Với điều kiện thời gian có hạn còn đòi hòi thì vô hạn, bạn phải học cách sử dụng thời gian thông minh, giải phóng bản thân và đội nhóm khỏi các nhiệm vụ không quan trọng khác. Nếu không, bạn sẽ quay mòng mòng với cả đống nhiệm vụ và đòi hỏi từ người khác.
Nhờ biết cách sắp xếp ưu tiên cho công việc, bạn hoàn toàn có thể tái thiết lập trật tự, giảm thiểu áp lực và hăng hái tiến về phía trước.
Sắp xếp ưu tiên ở mức độ đơn giản
Ở mức độ đơn giản, bạn có thể sắp đặt công việc theo thứ tự thời gian, lợi nhuận kỳ vọng, lợi ích của công việc hoặc áp lực hoàn thành công việc.
– Thông thường, “giá trị” và “lợi nhuận” của dự án sẽ là 2 yếu tố cơ bản được chọn làm căn cứ sắp xếp thứ tự ưu tiên, dù đó có thể chỉ là giá trị dự đoán hoặc đánh giá tài chính chủ quan.
– Xung đột thời gian cũng sẽ là một yếu tố quan trọng cần được xem xét khi công việc này đòi hỏi sự tham gia của nhiều người và chỉ là một phần của dự án lớn hơn. Bỏ thời gian sắp xếp thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn thu được kết quả lớn hơn nhiều.
– Áp lực công việc cũng là một yếu tố cần quan tâm khi sắp xếp ưu tiên vì chỉ những ai can đảm lắm (hoặc ngu ngốc lắm) mới dám từ chối áp lực cạnh tranh từ đồng nghiệp và từ cấp trên thôi.
Những công cụ sắp xếp thứ tự ưu tiên
Bạn có thể áp dụng những công cụ ưu tiên đơn giản ở trên để sắp xếp công việc trong nhiều trường hợp. Tuy vậy, cũng có trường hợp đòi hỏi bạn phải sử dụng những công cụ sắp xếp ưu tiên và quản lý thời gian khác thì mới đem lại hiệu quả.
1. Phân tích so sánh cặp đôi: được sử dụng khi các dữ liệu ra quyết định còn mơ hồ, chủ quan và không thống nhất. Phương pháp này giúp bạn chọn được ưu tiên bằng cách so sánh từng việc với tất cả những việc khác trong cùng một danh sách. Sau khi quyết định đâu là 2 vấn đề quan trọng nhất trong mỗi cặp so sánh, hãy tổng hợp kết quả để cho ra danh sách ưu tiên công việc.
2. Phân tích lưới: giúp bạn sắp xếp ưu tiên công việc khi có nhiều yếu tố cần được cân nhắc khi quyết định.
3. Ma trận ưu tiên hành động: đây là kỹ thuật đồ hình đơn giản và nhanh gọn giúp bạn tìm ra giá trị của dự án dựa trên nỗ lực phải tiêu tốn cho dự án đó.
Nhờ ma trận này, bạn có thể dễ dàng chỉ ra”điểm thắng lợi nhanh” mang lại giá trị cao nhất trong thời gian ngắn nhất và tránh được các “hố tử thần” chỉ tổ tốn thời gian mà chẳng có lợi ích gì.
4. Ma trận Quan trọng/Cấp thiết: tương tự như Ma trận Ưu tiên Hành động, kỹ thuật này đòi hỏi bạn phải phân định được đâu là công việc quan trọng, đâu là công việc gấp gáp.
Thông thường, một công việc cấp thiết thường không phải là việc quan trọng, và ngược lại. Do đó, kỹ thuật này cũng không quá khó để áp dụng đâu.
5. Ma trận Ansoff & Boston:
Phương pháp đưa ra khái niệm “quy tắc ngón tay cái” giúp bạn phân định các cơ hội đến với mình. Trong đó Ma trận Ansoff giúp bạn đánh giá và sắp xếp cơ hội dựa trên rủi ro. Còn Ma tận Boston lại giúp bạn phân định cơ hội dựa trên độ hấp dẫn của thị trường và khả năng tận dụng cơ hội của bản thân.
6. Phân tích Pareto:
Khi đang đối mặt với một loạt các vấn đề cần giải quyết, bạn nên dùng Kỹ thuật phân tích Pareto để tìm ra vấn đề quan trọng nhất cần thay đổi.
Trước tiên, bạn cần chia tất cả vấn đề mà dự án gặp phải ra thành các nhóm và đếm số vấn đề có trong một nhóm. Nhóm nào có nhiều vấn đề nhất và thong dụng nhất thì hãy ưu tiên giải quyết cho nhóm đó trước. Sau đó lần lượt tới các nhóm còn lại.
7. Kỹ thuật Nhóm Nominal: dùng để sắp xếp dự án cho một nhóm và cho phép mọi người đóng góp vào quy trình sắp xếp thứ tự ưu tiên đó. Kỹ thuật này thường được áp dụng khi trong nhóm cần có sự đồng lòng và cả nhóm phải cùng đưa ra quyết định.
Khi sử dụng công cụ này, mỗi thành viên trong nhóm sẽ phải chọn ra các vấn đề quan trọng cần ưu tiên của riêng mình và cho điểm từng vấn đề từ 1 tới 10. Điểm cuối cùng của một vấn đề sẽ là tổng điểm của từng cá nhân đã chấm cho vấn đề đó. Tính công bằng hiển nhiên của phương pháp này đặc biệt có ích khi người ta cần xếp loại dựa trên các nhân tố chủ quan và cần tới sự can dự của nhiều người vào quy trình sắp xếp.
15 phút sưu tầm và biên tập