Vì sao bạn cần truyền tải thông điệp?
Giao tiếp hiệu quả không chỉ là truyền đạt thông điệp thật mạch lạc và rõ ràng mà còn là cách nhận thông điệp một cách chính xác nhất.
Để làm được điều đó, rất cần sự nỗ lực ở cả người gửi lẫn người nhận thông điệp bởi đây là quá trình có thể tạo ra nhiều sai lầm dothông điệp lộn xộn từ người gửi, hoặc sự hiểu lầm của người nhận. Nếu không được phát hiện, điều đó có thể gây nhầm lẫn to lớn, lãng phí công sức và bỏ lỡ cơ hội.
Trong thực tế, giao tiếp chỉ thành công khi cả người gửi và người nhận đều hiểu đúng cùng một thông điệp.
Bằng cách giao tiếp thành công, bạn hoàn toàn có thể truyền tải được suy nghĩ và ý tưởng của mình một cách hiệu quả. Nếu không, những suy nghĩ và ý tưởng mà bạn muốn truyền tải không thật sự phản ánh những gì bạn đang nghĩ, điều đó khiến cho việc giao tiếp thất bại và cản trở con đường thành công của bạn, cả trong vấn đề cá nhân lẫn công việc.
Trong một cuộc khảo sát gần đây ở các công ty có quy mô hơn 50.000 nhân viên, kỹ năng giao tiếp được nhấn mạnh là yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc lựa chọn nhà quản lý. Cuộc khảo sát được thực hiện bởi trường đại học Pittsburgh thuộc “Katz Business School” đã chỉ ra rằng kỹ năng giao tiếp, bao gồm kỹ năng viết và thuyết trình, cũng như kỹ năng làm việc cùng với người khác, là những yếu tố chính góp phần cho sự thành công.
Mặc dù ý thức được tầm quan trọng của việc giao tiếp nhưng nhiều cá nhân vẫn cảm thấy khó khăn và không thể truyền đạt suy nghĩ và ý tưởng của mình một cách hiệu quả – dù là viết hay nói. Thiếu sót này làm cho họ gần như không thể cạnh tranh trong công việc và cứ ì ạch mãi trên con đường sự nghiệp của mình.
Do đó, khả năng giao tiếp hiệu quả là điều cần thiết giúp bạn đi đến thành công. Để làm được điều đó, bạn phải hiểu được thông điệp mình muốn truyền tải là gì, ai sẽ là người nhận những thông điệp đó và nó sẽ được đón nhận ra sao. Bạn cũng cần phải cân nhắc đến hoàn cảnh xung quanh chẳng hạn như bối cảnh văn hóa và hoàn cảnh giao tiếp.
Kỹ năng giao tiếp – Cần gỡ bỏ những rào chắn
Mọi rắc rối liên quan đến giao tiếp có thể nảy sinh ở mọi giai đoạn trong quá trình giao tiếp bao gồm: nguồn/người gửi, mã hóa, kênh truyền, giải mã, người nhận, phản hồi và hoàn cảnh – xem biểu đồ dưới đây). Ở mỗi giai đoạn, đều tiềm ẩn những nguyên nhân gây ra hiểu lầm và nhầm lẫn.
Ví dụ: Tôi nói “hello” với một anh bạn người Trung Quốc tại sân bay Tân Sơn Nhất. Anh ta cười và vẫy tay chào tôi.
Trong ví dụ trên: nguồn/người gửi là tôi, thông điệp là từ “xin chào”, kênh truyền là mặt đối mặt, mã hóa bằng tiếng tiếng Anh (xin chào ->”hello”), giải mã là sử dụng tiếng Anh ra tiếng Trung, người nhận là anh bạn người Trung Quốc, phản hồi là “cười và vẫy tay chào”, hoàn cảnh là sân bay Tân Sơn Nhất.
Để giao tiếp lưu loát và truyền đạt đầy đủ ý tưởng của mình mà không gây hiểu lầm, mục tiêu của bạn là phải giảm thiểu những rắc rối thường gặp tại từng bước trong quy trình, với một thái độ giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn, chính xác, được chuẩn bị kỹ. Hãy cùng xem qua quy trình nhé!.
Nguồn/người gửi…
Khi truyền đạt thông điệp, bạn cần biết rõ vì sao bạn lại giao tiếp, và bạn muốn giao tiếp về cái gì. Bạn cũng cần phải tự tin vào thông tin mình muốn nói là hữu ích và chính xác.
Thông điệp…
Thông điệp là thông tin mà bạn muốn truyền đạt.
Mã hóa…
Đây là quá trình chuyển hóa thông tin cần truyền đạt sang một hình thức có thể trình bày bằng lời hoặc viết và có thể được người tiếp nhận giải mã thành công. Việc bạn có mã hóa thành công hay không phụ thuộc vào khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, đơn giản và khả năng tham gia và loại bỏ những tác nhân gây nhầm lẫn như: các vấn đề về văn hóa, giả định sai lầm, thông tin sai lệch…
Quan trọng không kém là bạn phải hiểu về người nghe: Thất bại trong việc hiểu về người bạn muốn đối thoại là ai sẽ sẽ khiến việc truyền tải thông điệp bị nhầm lẫn.
Kênh truyền tải…
Thông điệp được truyền tải chủ yếu thông qua 02 kênh: mặt đối mặt (face-to-face) bao gồm: gặp mặt, điện thoại, nói chuyện qua video và kênh viết lách như: thư từ, thư điện tử, bản ghi nhớ và các báo cáo.
Từng kênh khác nhau có thế mạnh và điểm yếu khác nhau. Ví dụ, bạn không nên nói miệng khi đưa ra một loạt các chỉ dẫn dài loằng ngoắng trong khi lại dùng thư viết khi phản hồi một ý kiến tiêu cực nào đó.
Giải mã…
Mã hóa hoặc giải mã đều cần tới kỹ năng (bao gồm những kỹ năng như: đọc kỹ thông điệp hay lắng nghe nhiệt thành) những nhằm lẫn trong quá trình mã hóa sẽ sinh ra những lỗi trong quá trình giải mã.
Người nhận…
Một khi thông điệp được truyền tải tới người nhận, bạn sẽ hình dung cách thức mà người đó phản ứng hoặc hành động khi nhận được thông điệp của bạn. Mặc dù vậy, nên nhớ rằng mỗi cá nhân tham gia vào quy trình giao tiếp sẽ hiểu thông điệp và những cảm giác đó với một thái độ khác nhau. Và nếu muốn thành công, bạn phải cân nhắc tới những yếu tố đó để truyền tải thông điệp và hành động một cách thích hợp.
Phản hồi…
Khi nhận được thông điệp, chắc chắn người nghe sẽ phản hồi lại theo một cách nào đó. Và bạn cần đặc biệt để tâm tới những phản hồi đó bởi vì đó là chứng cứ duy nhất cho bạn biết rằng người nhận có hiểu thông điệp của bạn không. Trong trường hợp bạn phát hiện ra người đó đã hiểu nhầm ý của mình, ít nhất bạn cũng có cơ hội gửi lại thông điệp lần hai.
Hoàn cảnh…
Tình huống mà thông điệp được truyền tải gọi là hoàn cảnh, bao gồm môi trường bên ngoài (ví dụ như: giao tiếp tại sân bay, quán café…) và cả các vấn đề về văn hóa (văn hóa tập đoàn, văn hóa quốc tế…).
Gỡ bỏ mọi rào cản tại mọi khâu truyền tải
Như đã nói ở trên, bạn cần phải gỡ bỏ rào cản ở mọi khâu để thông điệp chảy xuyên suốt trong quá trình giao tiếp.
Trước tiên hãy bắt đầu từ thông điệp. Không nên chuyển một thông điệp quá dài và lộn xộn, rất dễ gây hiểu lầm. Cũng không nên sử dụng ngôn ngữ cơ thể không thích hợp gây ra nhầm lẫm cho người nghe.
Về mặt hoàn cảnh, đừng ham truyền tải quá nhiều thông tin với tốc độ quá nhanh. Nên nhớ, phải biết quý trọng thời gian của người khác, đặc biệt trong xã hội bận rộn như ngày nay.
Một khi đã hiểu được điều này, bạn cần học hỏi về văn hóa của người nghe để đảm bảo mọi người có văn hóa khác nhau, có nền tảng khác nhau đều hiểu rõ được thông điệp.
Kỹ năng đầu tiên giúp ích cho bạn trong việc tăng cường kỹ năng giao tiếp là bài học tại 15phut.vn “Làm sao để tạo ấn tượng tốt ngay từ lần đầu tiên?”.
15 phút sưu tầm và biên tập