Tổ chức và điều khiển một sự kiện thành công
Điều hành hội thảo tuyệt vời mà ai cũng phải nhớ.
Bất cứ ai đã từng lên kế hoạch hội thảo sẽ nói với bạn rằng đó là 1 công việc trọng đại. Và chuẩn bị cuộc hội thảo thành công? Điều này cần tính tổ chức, tập trung và rất nhiều sáng tạo.
Vậy bạn đã chuẩn bị cho cuộc hội thảo không chỉ phù hợp, hiệu quả mà còn đáng nhớ như thế nào?
Một vài người GHÉT đi hội thảo. Nếu không làm đúng, các buổi hội thảo sẽ tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc. Tuy nhiên, nếu chúng được lên kế hoạch tốt, thì các buổi này sẽ rất có giá trị với những người tham gia. Hội thảo là cơ hội tuyệt vời để brainstorming, học theo kiểu tương tác, xây dựng mối quan hệ, và giải quyết vấn đề. Đây là lý do tại sao việc lập kế hoạch lại quan trọng đến thế.
Trước buổi hội thảo
Tuân theo các bước sau để chắc chắn về cuộc hội thảo của bạn là 1 kinh nghiệm quý báu của mọi người
Bước 1: xác định mục tiêu
Mọi hội thảo đều phải có mục tiêu. Bạn cần cải tiến quy trình tuyển dụng của công ty? Bạn muốn đào tạo các nhà quản lý về cách tổ chức tốt hơn? Bạn cần phải xây dựng nhóm cho một nhóm mới thành lập?
Nhiều hội thảo chỉ là phí thời gian bởi vì không có giữ được mục tiêu rõ ràng tại trung tâm của thảo luận. Không có mục tiêu rõ ràng thì tập hợp mọi người lại cũng không ích gì
Bước 2: Quyết định xem ai sẽ tham dự
Biết được ai sẽ tham dự liên quan trực tiếp đến mục tiêu của bạn. Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là phát triển giải pháp chi tiết cho 1 vấn đề, thì có thể bạn sẽ muốn mười người tham dự hoặc ít hơn. Nếu mục tiêu của bạn tập trung vào giáo dục, thì bạn có thể hài lòng với một nhóm lớn hơn, nhóm lớn này sẽ được chia thành nhiều nhóm nhỏ để thảo luận.
Lên danh sách những người cần phải có mặt. Cố gắng càng cụ thể càng tốt, dự trù một vài vị trí trống để bổ sung thêm phút cuối.
Bước 3: Chọn địa điểm phù hợp
Nếu bạn có 10 người tham dự, thì phòng hội thảo xuống đến đại sảnh sẽ phù hợp. Nhưng nếu bạn có 50 người, bạn có lẽ sẽ phải tìm một địa điểm bên ngoài có sức chứa đủ lớn.
Hãy nghĩ về vấn đề hậu cần và các chi tiết thực tế của hội thảo khi chọn địa điểm. Mọi người có thể nhìn thấy những hỗ trợ hình ảnh của bạn không? Nếu cần một công nghệ nào đó, như hội thảo từ xa, thì địa điểm đó có hỗ trợ được điều đó không? Mọi người có khả năng đến địa điểm đó không? Bạn có cần phải bố trí ăn ở cho những người từ xa đến không? Và địa điểm đó sẽ bố trí dịch vụ ăn uống thế nào?
Bước 4: Lên chương trình hội thảo
Giờ bạn đã biết mục tiêu cơ bản của mình và những người sẽ tham dự, bạn có thể bắt đầu đưa ra đề cương về việc bạn sẽ đạt được các mục đích của hội thảo thế nào
-
- Các chủ đề chính – Lập một danh sách cách chủ đề chính cần thảo luận, và sau đó đi vào chi tiết của các ý chính đó mà bạn muốn truyền tải tới người nghe.
- Hỗ trợ hình ảnh – Lập danh sách các hỗ trợ hình ảnh nếu có, mà bạn sẽ dùng cho từng chủ đề. Nếu bạn cần hỗ trợ kỹ thuật, điều này sẽ giúp những người cung cấp hỗ trợ này xác định được là họ cần tập trung nỗ lực vào đâu.
- Thảo luận và các hoạt động – Dành thời gian để lên danh sách chính xác xem bạn sẽ có những thảo luận và hoạt động nhóm nào ở chủ đề nào trong hội thảo. Bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian cho mỗi bài tập? Hãy chắc chắn rằng các hoạt động của bạn phù hợp với số người, và địa điểm đó có các nguồn lực cần thiết (ví dụ, các phòng hội nghị cần cho các phiên làm việc)
Hãy nhớ rằng, kế hoạch của bạn càng chi tiết, thì hội thảo của bạn sẽ càng được đảm bảo đúng lộ trình – và sẽ thành công.
Bước 5: Chuẩn bị một kế hoạch sau hội thảo
Cách duy nhất để biết được hội thảo của bạn có thành công hay không là chuẩn bị kế hoạch sau hội thảo thật hiệu quả. Viết bản câu hỏi và đưa cho tất cả những người tham dự vào cuối buổi, và cho họ nhiều cơ hội để chia sẻ ý kiến của họ về việc buổi hội thảo diễn ra thế nào. Dù điều này có thể hơi đáng sợ một chút, nhưng đây là cách duy nhất để học – và tiến bộ – cho lần sau.
Việc lập một kế hoạch để truyền đạt về các quyết định đã đạt được trong buổi hội thảo. Bạn sẽ gửi email cho tất cả mọi người về các chi tiết? Hay bạn sẽ đưa lên mạng nội bộ của công ty? Mọi người cần được biết rằng sự chăm chỉ của họ thực sự dẫn đến một quyết định hay hành động, vì thế hãy thông báo cho họ về những gì đã diễn ra sau khi hội thảo kết thúc.
Trong buổi hội thảo – lôi cuốn mọi người tham gia
Khi bạn đã có một kế hoạch chắc chắn từ trước, hãy chỉ ra làm thế nào để sự kiện của bạn trở nên thú vị. Bạn biết các chủ đề bạn muốn đề cập, nhưng bạn sẽ làm cho thông tin trở nên vui và đáng nhớ đối với cả đội như thế nào?
Lôi cuốn mọi người cùng tham gia là yếu tố quan trọng để có buổi hội thảo thành công. Nếu bạn đứng lên và nói liên tục trong 3h đồng hồ, bạn chỉ diễn thuyết mà thôi – không phải là thúc đẩy cho buổi hội thảo.
Mọi người cần phải tham gia
Hãy nghĩ ra những bài tập nhóm riêng cho từng hội thảo. Hãy nhớ những mẹo sau:
- Nhiều người lo lắng khi phải nói trước một nhóm người lạ. Nếu bạn chuẩn bị những bài tập nhóm hãy giữ nhóm ở số lượng ít, nhờ thế, mọi người thoải mái nói chuyện và tương tác với nhau.
- Trộn lẫn những kiểu người khác nhau vào một nhóm. Ví dụ, nếu có nhiều phòng ban tham gia vào hội thảo của bạn, không nên để các thành viên của một phòng vào cùng nhóm. Cổ vũ họ tương tác với các phòng khác, họ có thể học cách nhìn sự việc ở các phương diện khác.
- Quyết định xem bạn sẽ ghi bao nhiêu ý tưởng từ mỗi nhóm. Liệu những người tham dự có hét những ý tưởng đó lên khi bạn đang viết ra không? Hay họ viết ra rồi đưa cho bạn? Chi tiết này nhỏ nhưng quan trọng và thường bị bỏ qua.
- Nếu các nhóm của bạn có khoảng 5 người hay ít hơn, cho phép cả đội có thời gian đánh giá ý tưởng của các nhóm nhỏ. Đây là một cách tuyệt vời để lược bớt danh sách ý tưởng, và để những ý tưởng hay được thực sự tỏa sáng.
Hãy nhớ rằng, dành nhiều thời gian nhất có thể để tạo ra không khí vui vẻ và bài tập nhóm cuốn hút. Những điều này sẽ giúp mọi người cuốn hút và tham gia.
Lời khuyên:
Sau đây là một số ý tưởng khác nữa để có buổi hội thảo thành công:
- Nếu bạn chuẩn bị cho cuộc họp, bạn cũng có thể muốn thúc đẩy nó. Hãy học làm thế nào để làm điều này hiệu quả trong mục Vai diễn người thúc đẩy
- Bắt đầu cuộc họp với 1 vài bài khởi động để giúp mọi người thư giãn và thoải mái.
- Nếu mục tiêu của hội thảo của bạn là giải quyết một vấn đề khó khăn hay nhạy cảm, việc giúp cả nhóm trở nên thoải mái trước buổi họp. Cách để làm điều này là kể một câu chuyện ít liên quan đến chủ đề trước khi bắt đầu thảo luận vấn đề khó khăn.
- Đôi khim không phải tất cả mọi người đều dự toàn bộ thời gian. Ví dụ, một vị CEO có thể quá bận rộn để tham dự cả buổi. Xác định xem phần nào mà khan giả bận rộn nhất của bạn cần chú ý, và đề nghị trước về thời gian họ có thể đến và đi. Họ sẽ đánh giá cao những cân nhắc của bạn.
- Khi nào có thể, tránh tổ chức vào giờ ăn trưa, giữa 2h00 – 3h00 buổi chiều. Với nhiều người, đây là khoảng thời gian chậm chạp nhất, kém hiệu quả nhất trong ngày. Nhóm của bạn có thể sẽ trành đầy năng lượng nếu bạn đặt lịch vào buổi sáng hoặc chiều muộn. (Nếu phải điều hành hội thảo vào đầu giờ chiều, hãy đảm bảo là có đủ cà phê đặc nhé)
- Nếu mục đích cao nhất của hội thảo của bạn là đưa ra quyết định về một vấn đề, thì càng nhiều người tham dự, càng ít khả năng bạn sẽ đưa ra được quyết định. Do đó, cố gắng giữ số người tham dự ở mức tối thiểu (Ví dụ: bằng cách gửi biên bản đến những người quan tâm sau cuộc họp) Và cũng cần phải làm quen với các chiến lược khác nhau để ra quyết định đối với nhóm. Xem bài của 15phut.vn về việc tổ chức nhóm ra quyết định để biết rõ hơn.
Điểm cốt lõi:
Chắc chắn rằng việc lên kế hoạch cho buổi hội thảo có rất nhiều thứ phải làm. Nếu bạn dành thời gian suy nghĩ thấu đáo đến từng chi tiết, mọi người sẽ nhận được đầy đủ giá trị của sự kiện.
Mục tiêu của buổi hội thảo nên là trung tâm của tất cả kế hoạch của bạn. Những bài tập sáng tạo sẽ giúp mọi người thoải mái và tham gia tích cực, và cũng đừng quên tiếp tục sau hội thảo. Dù điều này có thể hơi đáng sợ khi nghe mọi người thực sự đánh giá về công việc mà bạn đã vất vả để làm, nhưng đó lại là cách duy nhất để bạn tiến bộ hơn trong lần sau.
15 phút sưu tầm và biên tập