Phá băng – Khởi động buổi thảo luận

4100

Để đội nhóm đóng góp dễ dàng hơn.

Phá băng được xem là công cụ hữu hiệu để bắt đầu một buổi đào tạo hoặc một sự kiện xây dựng đội nhóm. Phiên phá băng này thường diễn ra vào đầu chương trình với nhiều hoạt động tương tác và vui vẻ để giúp mọi người hiểu nhau hơn và thích thú hơn với sự kiện.

Nếu một phiên phá băngđược thiết kế tốt và tạo điều kiện tốt,mọi người sẽ có một khởi đầu cực kì tuyệt vời. Bằng cách phá băng, mọi người sẽ có cơ hội tìm hiểu về nhau, về điều phối viên và biết rõ mục tiêu của sự kiện, từ đó hứng thú hơn với quy trình và đóng góp hiệu quả để buổi họp đi tới thành công.

Nhưng bạn đã bao giờ tham dự một phiên phá băng thất bại nào chưa? Với vai trò là “màn khởi động” của chương trình, phá băng có thể khiến sự kiện chạy mượt mà hơn thì mà cũng có thể phá hủy cả sự kiện. Theo đó, một băng phá phiên chán ngắt chỉ tổ tốn thời gian hoặc tệ hơn là gây bối rối cho tất cả mọi người tham gia.

Thật ra, bí quyết điều hành một phiên phá băng thành công chính là sự giản đơn và chính xác: Chỉ cần luôn giữ mục tiêu cụ thể của phiên phá băng trong đầu và thiết kế phù cho phù hợp và thoải mái với tất cả mọi người tham gia.

Bài viết này từ 15phut.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ các mục tiêu của phiên phá băng và cách sử dụng từng loại máy phá băng cụ thể. Phải luôn ghi nhớ mục đích của phá băng là kiến tạo một bước đệm tuyệt vời cho sự kiện!

Khi nào nên sử dụng phương pháp phá băng?

Phá băng là một kỹ thuật được thiết kế để “xóa đi sự ngại  ngùng và xa cách” trước khi bắt đầu sự kiện hoặc cuộc họp. Kỹ thuật này thường được sử dụng khi những người không làm việc cùng nhau hoặc có thể không quen biết nhau cùng ngồi lại vì một mục đích cụ thể nào đó.

Hãy sử dụng phương pháp phá băng khi:

• Người tham gia đến từ nhiều nơi khác nhau

• Mọi người cần gắn kết nhanh chóng để hướng tới mục tiêu chung.

• Nhóm của bạn mới hình thành.

• Các chủ đề thảo luận còn mới hoặc không quen thuộc với nhiều người tham gia.

• Điều phối viên cần phải hiểu thêm về người tham gia và giúp họ hiểu thêm về bạn.

Nhận biết các loại “băng”

Trước khi thiết kế tàu phá băng, bạn phải hiểu rõ mình đang đối mặt với loại băng nào.

Nếu bạn đang gộp những người cùng chí hướng lại với nhau, “băng” đơn giản chỉ là mọi người chưa gặp nhau trước đó.

Nếu bạn đang tập trung nhân viên ở các lĩnh vực và cấp bậc khác nhau trong tổ chức, “băng” có thể đến từ sự khác biệt về cấp bậc giữa người tham gia.

Nếu bạn đang tập trung những người có hoàn cảnh khác nhau, các nền văn hóa khác nhau và triển vọng công việc khác nhau, băng có thể đến từ nhận thức của mọi người.

Bạn cần phải xử lý các điểm khác biệt một cách tinh tế và chỉ nên tập trung vào mục tiêu quan trọng của sự kiện. (Hãy nhớ rằng, bạn muốn phá băng cho sự kiện này thôi chứ không phải cho toàn bộ núi băng hoặc mang lại lại hòa bình cho cả thế giới đâu nhé!)

Và khi thiết kế sự kiện, phải nhớ nhấn mạnh vào điểm tương đồng (chứ không phải sự khác biệt), ví dụ như một sở thích chung giữa mọi người tham gia sự kiện.

Thiết kế một phiên phá băng

Một phiên phá băng thành công phải hoàn toàn tập trung vào mục tiêu của sự kiện và phù hợp với người tham gia.

Khi đã xác định được “băng” là gì, bạn phải tìm  hiểu mục tiêu cụ thể của phiên phá băng.

Ví dụ, cuộc họp giải quyết vấn đề tại sở làm sẽ có mục tiêu phá băng là

Để thiết lập một môi trường làm việc hiệu quả cho sự kiện của ngày hôm nay với sự tham gia của tất cả mọi ngườ, không phân biệt trình độ hoặc cấp bậc trong tổ chức.”

Nếu đã hiểu rõ mục tiêu, bạn có thể bắt tay thiết kế một phiên phá băng được rồi. Hãy tự hỏi làm sao để đáp ứng được mục tiêu. Ví dụ:

• “Làm thế nào mọi người thoải mái đóng góp?

• “Làm thế nào để thiết lập một sân chơi bình đẳng cho những người có trình độ và chức vụ khác nhau?

• “Làm thế nào để hướng mọi người vào mục đích chung?”

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng những câu hỏi này để kiểm tra khi thiết kế một phiên phá băng.

“Phiên phá băng này giúp mọi người  cảm thấy thoải mái và tạo ra một sân chơi bình đẳng… vv”

Để kiểm tra thêm, bạn cũng nên tự hỏi mình về cách phản ứng của mọi người về phiên phá băng như: Người tham gia có thấy thoải mái không? Họ có thấy phiên phá băng này thích hợp và đáng giá không?

Ví dụ

Có nhiều loại máy phá băng phù hợp cho từng loại mục tiêu khác nhau. Ở đây chúng ta xem xét một vài máy phá băng phổ biến và học cách sử dụng từng loại.

Máy phá băng giới thiệu

Loại máy phá băng này sẽ khuyến khích mọi người cùng làm quen với nhau và để tạo điều kiện để mọi người cùng đối thoại.

Thực tế ít người biết: Hãy để người tham gia chia sẻ tên, nơi làm việc hoặc vai trò trong tổ chức, thời gian công tác và một vài đặc điểm về bản thân.

“Thực tế ít người biết” trở thành một yếu tố nhân bản giúp phá vỡ sự khác biệt ví dụ về cấp bậc và chức vụ trong tương tác/.

Đúng hay Sai: Hãy yêu cầu người tham gia giới thiệu về bản thân và nêu ra 3 hay 4 đặc điểm của mình, trong đó có một cái sai. Yêu cầu  nhóm bỏ phiếu xem đâu là miêu tả sai.

Cũng giống như khi từng cá nhân tìm  hiểu về nhau, loại máy phá băng này sẽ giúp tạo ra sự tương tác trong nhóm.

Phỏng vấn: Gộp 2 người thành một đội và người này sẽ phỏng vấn người kia trong một khoảng thời gian nhất định. Sau đó từng người sẽ giới thiệu về đối tác của mình cho mọi người còn lại trong nhóm.

Người giải quyết vấn đề: Chia mọi người thành nhiều nhóm nhỏ hơn và trao cho họ một kịch bản để thảo luận trong thời gian ngắn. Khi các nhóm đã phân tích vấn đề và chuẩn bị thông tin phản hồi xong, yêu cầu từng nhóm lần lượt trình bày phân tích và giải pháp của nhóm cho mọi người.

Gợi ý:

Nên chọn kịch bản đơn giản để ai cũng có thể đóng góp vì đó chỉ là bài tập “khởi động” để mọi người trong nhóm tương tác với nhau, qua đó hiểu phong cách giải quyết vấn đề và tương tác lẫn nhau.

Máy phá băng Xây dựng nhóm

Phương pháp này giúp tập hợp cá nhân trong giai đoạn đầu xây dựng đội ngũ để mọi người có cơ hội gắn bó khăng khít hơn khi thực hiện mục tiêu và kế hoạch chung.

Mạng lưới nhân sự: Loại máy phá băng này tập trung tìm hiểu cách mọi người trong nhóm liên quan và phụ thuộc lẫn nhau.

Điều phối viên bắt đầu phiên phá băng với một quả bóng sợi. Điều phối viên giữ một đầu, sau đó sẽ chuyền bóng cho người tham gia và yêu cầu người đó giới thiệu về bản thân và vai trò của họ trong tổ chức. Khi người này giới thiệu xong, yêu cầu người đó chuyền tiếp cho người khác trong nhóm. Người giao bóng phải mô tả rằng anh ta có liên quan (hoặc dự kiến liên quan) tới người khác như thế nào. Quá trình này tiếp tục cho đến khi tất cả mọi người đều được giới thiệu.

Để nhấn mạnh sự phụ thuộc giữa mọi người, người điều phối có thể kéo đầu sợi để tay mọi người di chuyển theo.

Trái banh thách thức: Đây là bài tập gồm các thách thức đơn giản về thời gian giúp mọi người cùng tập trung vào mục tiêu chung và khuyến khích mọi người liên hệ với người khác.

Điều phối viên sẽ sắp xếp nhóm thành một vòng tròn và yêu cầu mỗi người ném bóng qua vòng tròn, đầu tiên nói tên mình và sau đó nói tên của người mà họ đang ném bóng (trong vài lần đầu tiên, một người sẽ chọn ném bóng cho một người họ đã biết trước đó). Khi mọi người trong nhóm đã ném bóng ít nhất một lần, bạn có thể thử thách mọi người chuyền bóng cho tất cả thành viên trong nhóm càng nhanh càng tốt. Ghi lại thời gian hoàn thành và yêu cầu các nhóm thi đua đánh bại thời gian đó. Dần dần, nhóm sẽ cải thiện quá trình ném banh để tốn ít thời gian hơn, ví dụ đứng gần nhau hơn, và học được cách làm việc đội nhóm.

Hy vọng, lo ngại và mong đợi: Áp dụng tốt nhất khi người tham gia đã hiểu rõ thách thức của làm việc đội nhóm. Nhóm 2 hoặc 3 người vào một nhóm nhỏ và yêu cầu mọi người thảo luận về mong muốn của sự kiện hoặc công việc tới, và đâu là lo ngại và hy vọng của họ. Thu thập phản ứng của nhóm bằng cách đối chiếu 3-4 hy vọng, nỗi sợ hãi và kỳ vọng theo cặp hoặc 3 người.

Máy phá băng khai phá

Máy phá băng khai phá chủ đề giúp khám phá chủ đề ngay từ đầu hoặc thay đổi tốc độ và khởi động sinh lực cho mọi người trong suốt quá trình.

Liên kết từ: Đây là máy phá băng giúp mọi người khám phá theo chiều rộng của khu vực đang được thảo luận. Tạo ra một danh sách các từ có liên quan đến chủ đề của sự kiện ví dụ, trong một hội thảo về sức khỏe và an toàn, hãy hỏi người tham gia từ hoặc cụm từ có liên quan đến “vật liệu nguy hiểm”. Những người tham gia có thể đoán là: ‘nguy hiểm’ ăn mòn ‘,’ ‘dễ cháy,’ cảnh cáo ‘,’ ‘đầu lâu xương chéo,’ vv. Viết tất cả các ý kiến trên bảng và có thể phân nhóm theo chủ đề. Bạn có thể sử dụng cơ hội này để giới thiệu các điều khoản cần thiết và thảo luận về phạm vi (những gì và điều gì sẽ ra) trong sự kiện.

Câu hỏi đốt cháy: Mỗi người tham gia sẽ được phép đặt câu hỏi về mong muốn của họ đối với sự kiện hoặc buổi huấn luyện này. Theo đó, người điều phối có thể sử dụng cơ hội này để thảo luận về các thuật ngữ và phạm vi chính trong sự kiện. Hãy lưu lại các câu hỏi và trả lời ngay trong buổi hội thảo.

Động não: Động não là phương pháp phá băng giúp tái khởi động sinh khí cho mọi người trong một sự kiện. Nếu mọi người đang sa lầy vào chi tiết trong quá trình giải quyết vấn đề, ví dụ, bạn có thể thay đổi không khí bằng cách tiến hành một phiên động não nhanh chóng. Nếu bạn đang tìm kiếm câu trả lời cho vấn đề dịch vụ khách hàng, hãy thử động não làm thế nào để tạo ra vấn đề thay vì giải quyết chúng. Điều này có thể giúp mọi người suy nghĩ sáng tạo và thúc đẩy tinh thần của nhóm khi mức năng lượng đang suy giảm.

15 phút sưu tầm và biên tập.

Comments

comments