Bạn quản lý thời gian tốt đến mức nào?

3186

Khám phá những công cụ quản lý thời gian có thể giúp bạn

Bao lâu thì bạn lại cảm thấy: 24 giờ trong một ngày là không đủ? Hàng tuần, hàng ngày hay hàng giờ? Đối với nhiều người, hai mươi bốn giờ trong một ngày dường như là quá ít để họ hoàn tất mọi công việc.

Khi biết cách quản lý thời gian, bạn sẽ kiểm soát được quỹ thời gian của mình. Quản lý thời gian một cách hiệu quả giúp bạn biết được những gì mình cần phải làm, và làm vào lúc nào, hơn là cứ bận rộn với một loạt những công việc ở khắp mọi nơi nhưng cuối cùng lại chẳng có việc gì được hoàn tất. Đây là điều thiết yếu phải nhớ nếu bạn muốn đạt được thành công thật sự.

Bài trắc nghiệm phía dưới sẽ giúp bạn phần nào nhận thức được năng lực quản lý thời gian của mình. Kết quả thu được sẽ chỉ ra cho bạn một hướng đi cụ thể, để từ đó, bạn có thể kiểm soát được quỹ thời gian của mình và bắt đầu làm việc một cách hiệu quả.

Trac nghiem QUẢN LÝ THỜI GIAN


Kỹ năng quản lý thời gian của bạn tốt đến mức nào?

Hãy làm bài kiểm tra ngắn ở dưới, và nhấp vào nút “Tính điểm “ở cuối bài.

Hướng dẫn: Trong mỗi câu hỏi, hãy nhấn vào lựa chọn nào phù hợp nhất cho bạn. Nhấn nút “Tính điểm” để hoàn thành và so số điểm bạn có với bảng kết quả. Quan trọng là phải THÀNH THỰC với chính mình bạn nhé ^_^

Câu hỏi Không
Hiếm khi Thỉnh
thoảng
Thường Rất thường
1 Có phải tất cả những việc bạn làm trong ngày đều là những việc ưu tiên nhất?
2 Bạn có thường hoàn tất công việc vào phút cuối, hoặc xin gia hạn thêm thời gian?
3 Bạn có dành thời gian cho việc lên kế hoạch và lịch làm việc?
4 Bạn biết rõ mình cần bao nhiêu thời gian để làm nhiều công việc khác nhau?
5 Bạn có thường xuyên đối mặt với công việc bị gián đoạn?
6 Bạn có sử dụng kỹ thuật thiết lập mục tiêu để xác định mình cần phải làm những công việc gì?
7 Bạn có dự trù những khoảng thời gian dự phòng trong kế hoạch để giải quyết những “việc ngoài dự kiến”?
8 Liệu bạn có xác định được mức độ quan trọng của công việc mình đang làm: cao, trung bình hay thấp?
9 Khi nhận một nhiệm vụ, bạn có phân tích mức độ quan trọng và đánh thứ tự ưu tiên thích hợp?
10 Bạn có bị stress vì deadline hoặc chỉ tiêu công việc của mình?
11 Bạn có bị sao nhãn khi thực hiện những công việc then chốt/khẩn cấp?
12 Bạn phải làm thêm ở nhà để hoàn tất công việc?
13 Bạn có dùng TO DO LIST hoặc lịch biểu hành động?
14 Bạn thường trao đổi lại độ ưu tiên của công việc của mình với sếp?
15 Trước khi làm một nhiệm vụ, bạn có kiểm tra rằng liệu  kết quả đạt được  có xứng đáng với thời gian bỏ ra?
Điểm của bạn:

Bảng kết quả:

Không – 1 ĐIỂM
Hiếm khi – 2 ĐIỂM
Thỉnh
thoảng  – 3 ĐIỂM
Thường – 4 ĐIỂM
Rất thường – 5 ĐIỂM
Điểm Lời chú giải
46-75 Bạn quản lý thời gian của mình rất hiệu quả. Nhưng bạn nên lướt qua phần bên dưới để xem những khía cạnh khác của quản lý thời gian, biết đâu sẽ giúp bạn làm tốt hơn nữa.
31-45 Bạn khá tốt trong việc quản lý thời gian, nhưng bạn vẫn phải hoàn thiện mình hơn nữa. Hãy tập trung vào những vấn đề quan trọng được đề cập ở dưới, và bạn sẽ cảm thấy công việc đỡ căng thẳng hơn rất nhiều.
15-30 Tin tốt cho bạn đây, bạn đang có một cơ hội tuyệt vời để cải thiện hiệu quả làm việc của mình. Tuy nhiên, để làm được điều đó, về cơ bản, bạn phải cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình khá nhiều. Hãy bắt đầu từ những bài học bên dưới nhé!

Ngay khi trả lời những câu hỏi trên, bạn đã bắt đầu nhận thức được các khía cạnh của việc quản lý thời gian, từ đó phần nào đánh giá được năng lực của mình. Tiếp theo sẽ là một số tóm lược lại những yếu tố cốt lõi của quản lý thời gian, được rút trích từ bài trắc nghiệm trên. Từ đó đưa ra những hướng dẫn cụ thể cho bạn:


Thiết lập mục tiêu  (Câu hỏi 6, 10, 14, 15)

Để bắt đầu quản lý thời gian một cách hiệu quả, bạn cần đặt ra mục tiêu cho mình. Một khi hiểu rõ cái cần đạt được, bạn biết chính xác điều mà bạn cần phải làm và theo thứ tự nào. Nhưng một khi không đặt ra mục tiêu đúng đắn, bạn sẽ phải phí thời gian với những mâu thuẫn trong công việc và sẽ làm rối tung chúng lên.

Nhiều người có khuynh hướng lờ đi việc thiết lập mục tiêu bởi vì nó cần thời gian và nỗ lực. Họ không biết rằng nếu đầu tư 1 chút cho việc này,  lại tiết kiệm được một khối lượng khổng lồ thời gian, nỗ lực và cả sự thất bại trong tương lai.

15 phút một ngày có 2 bài viết chính về kỹ năng thiết lập mục tiêu mà mỗi người trong chúng ta phải tìm hiểu. Nếu bạn nghiêm túc muốn tìm hiểu sâu hơn về kỹ năng quản lý thời gian, bạn nên bắt đầu với: Thiết lập mục tiêu cá nhân và những quy tắc vàng trong việc thiết lập mục tiêu. Cũng như Bản đồ kho báu.


Sự ưu tiên (Câu hỏi 1, 4, 8, 9, 13, 14, 15)

Lập thứ tự ưu tiên công việc rất rất quan trọng. Không có nó, bạn có thể làm việc cật lực nhưng sẽ không đạt được những kết quả mong muốn bởi cái bạn đang làm không có tầm quan trọng chiến lược.

Hầu hết mọi người có TO DO LIST được sắp xếp theo 1 số cách. Vấn đề với những danh sách này là chúng đơn thuần chỉ là một tập hợp những việc cần làm. Không có lý do hay gắn kết các đầu việc khi liệt kê, vì vậy, họ thực hiện chúng không theo một quy hoạch nào. Vậy đâu là cách bạn triển khai TO DO LIST của mình: từ trên xuống, dưới lên hay từ dễ đến khó?

Để làm việc hiệu quả, chúng ta cần làm trước những việc quan trọng nhất. Bằng cách này, bạn sẽ không phải gào thét khi công việc trở nên khẩn cấp, sắp tới hạn chót phải hoàn thành. Và đây là những bài viết dành cho bạn, để bắt đầu xác định ưu tiên cho công viêc: Bảng ghi chép hoạt động, Thiết lập danh sách nhưng việc ưu tiên, Xác định ưu tiên, Ma trận những hoạt động ưu tiên và Ma trân cấp thiết/quan trọng.


Kiểm soát sự gián đoạn (Câu hỏi 5, 9, 11, 12)

Thiết lập mục tiêu và biết được mức độ ưu tiên là một việc. Vấn đề tiếp theo là làm thế nào để hạn chế sự gián đoạn mà bạn phải đối mặt suốt cả ngày. Những nhà quản lý được công nhận là những người khó có thể làm việc yên bình mà không ngắt quãng, bởi vì những cuộc điện thoại, yêu cầu thông tin, câu hỏi từ nhân viên, và hàng loạt sự kiện xuất hiện bất ngờ. Một vài việc cần phải được giải quyết ngay lập tức, trong khi những việc khác cũng cần được quản lý. Hai công cụ đắc lực giúp hạn chế thời gian bị ngắt quãng là: Ma trận cấp thiết/quan trọng và Kiểm soát sự gián đoạn.

Tuy nhiên, một vài công việc cần bạn sẵn sàng cho mọi người khi họ cần giúp đỡ – thế nên sự gián đoạn là một phần tự nhiên và cần thiết trong cuộc sống. Ở đây, hãy làm những gì bạn cho là hợp lý để hạn chế sự gián đoạn đến mức thấp nhất, nhưng nhớ đảm rằng bạn không làm mọi người sợ khi họ cần sự giúp đỡ của bạn nhé.


Sự trì hoãn (Câu hỏi 2, 10, 12)

“Tôi sẽ làm nó sau nhé” dẫn đến sự sa sút của nhiều công nhân giỏi. Sau nhiều lần “làm sau nhé”, lượng công việc dồn lại ngày càng nhiều và cuối cùng là không thể nào giải quyết được. Sự trì hoãn giống như lời cám dỗ chết người. Cách tốt nhất để đánh bại nó là chúng ta phải nhận thức được rằng liệu chúng ta có thật sự cần phải trì hoãn công việc lại hay không. Sau đó tìm ra lý do. Có lẽ chúng ta sợ thất bại? (trên thực tế, có những người lại sợ thành công!)

Một khi chúng ta biết được tại sao chúng ta lại hay trì hoãn công việc thì từ đó chúng ta có thể lập kế hoạch để đánh bại thói quen xấu này. Hãy tự khen thưởng cho mình mỗi khi hoàn tất một công việc và thường xuyên nhắc nhở bản thân rằng kết quả sẽ rất kinh khủng nếu  như mình không chịu hoàn tất những công việc chán ngắt này! Để giúp bản thân mình nhận thức và vượt qua cám dỗ của sự trì hoãn, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi để Đánh bại sự trì hoãn


Lên kế hoạch (Câu hỏi 3, 7, 12)

Quản lý thời gian chịu ảnh hưởng nhiều bởi việc lên lịch sử dụng thời gian của bạn. Khi biết được mục tiêu và những viêc thiết yếu cần thực làm, điều tiếp theo bạn phải làm đó là lập kế hoạch để đảm bảo luôn đi đúng hướng và giúp bạn tránh khỏi những áp lực công việc.

Điều này có nghĩa là khi hiểu được những nhân tố ảnh hưởng đến thời gian của mình, bạn đã sẵn sàng lao vào làm việc. Bạn không những phải lên kế hoạch nhiệm vụ với độ ưu tiên, mà còn phải dự tính trước cho những khoảng thời gian bị gián đoạn và bị sao nhãng do những việc xảy ra không nằm trong kế hoạch, nếu không bạn sẽ dễ bị xáo trộn với kế hoạch của mình. Bằng cách lên kế hoạch hợp lý hỗ trợ việc đạt được mục tiêu cá nhân của chính mình, bạn sẽ có sự kết hợp đầy thuyết phục rằng: TÔI sẽ kiểm soát được quỹ thời gian và giữ cho cuộc sống của mình luôn cân bằng.

Hãy tham khảo những bài viết Pickle Jar Theory và Kỹ năng lập kế hoạch của chúng tôi để nắm rõ hơn về kỹ năng lập kế hoạch cụ thể.

Điểm cốt lõi :

Quản lý thời gian là kỹ năng thiết yếu giúp chúng ta kiểm soát được công việc của mình, cũng như hạn chế tối stress do công việc gây ra.

Chúng ta thích có thêm vài giờ mỗi ngày, điều này có vẻ là không khả thi, vì thế, chúng ta cần làm việc thông minh hơn trên những thứ có thứ tự ưu tiên cao nhất và sau đó lập bảng kế hoạch tương ứng với công việc và những ưu tiên cá nhân.

Nếu làm tốt, chúng ta có thể tập trung làm việc và sẽ thật sự từng bước đạt được những mục tiêu, ước mơ và tham vọng của mình.

Bài viết tiếp theo trong phần này sẽ giúp chúng ta giải quyết vấn đề phổ biến nhất – đó là sự trì hoãn. 

15 phút sưu tầm và biên tập

Comments

comments