Tối thiểu hoá sự xao lãng

Quản lí môi trường làm việc của bạn

Email chỉ là một trong những thứ gây ra sự phân tâm và giảm hiệu suất làm việc của bạn.

Cứ  bao lâu thì bạn lại bị phân tâm khỏi công việc một lần?

Đây là một câu hỏi thật mắc cười, phải không? Không phải là hàng tá, nhưng chắc rằng hầu hết chúng ta đều bị mất tập trung vài lần mỗi ngày.

Đó là những lúc ta đọc email, lúc tiếp những cuộc điện thoại, hay lúc nghỉ ngơi một chút để lướt web, lúc cùng tán chuyện với một người đồng nghiệp, và cả lúc đọc các các tin nhắn vừa nhận.

Dù bạn làm việc ở đâu hay làm bất kì việc gì, bạn đều có thể bị xao lãng. Và hãy nhớ rằng sự xao lãng cũng có cái giá của nó: một nghiên cứu được thực hiện năm 2007 bởi Basex cho thấy sự mất trung trong khi làm việc gây ra cho các doanh nghiệp Mỹ thiệt hại lên tới 588 tỷ đô la mỗi năm, điều này cũng xảy ra cho mọi tổ chức trên thế giới.

Hơn nữa (tùy thuộc vào sự phức tạp của công việc bạn đang thực hiện), lấy lại sự tập trung sau khi bị xao lãng có thể phải mất một vài phút. Nếu chúng ta xao lãng 10 lần một ngày, nhân thời gian bị mất với 10, chúng ta sẽ thấy tại sao thỉnh thoảng chúng ta lại làm việc không hiệu quả.

Học cách giảm thiểu tối đa sự xao lãng có thể làm tăng đáng kể năng suất và hiệu quả làm việc của bạn. Không bị phân tâm giúp bạn làm việc trôi chảy, tạo ra được các thành phẩm có chất lượng cao hơn và gặt hái được nhiều kết quả hơn trong một ngày.

Trong bài viết nay, chúng ta sẽ cùng thảo luận những tình huống gây xao lãng phổ biến nhất trong khi chúng ta làm việc, và sẽ cùng tìm cách tối thiểu hóa, thậm chí loại trừ chúng.

Email gây xao lãng

Dù email mang đến nhiều lợi ích, nó cũng là một trong những thứ dễ làm ta phân tâm khỏi công việc nhiều nhất. Nhiều người trong chúng ta thường xuyên phải dành cả ngày chỉ để đọc và trả lời các email.

  • Lên lịch đọc email: hãy giảm thiểu sự phân tâm bằng cách định ra một giờ nhất định để kiểm tra và hồi đáp các bức thư điện tử. Chẳng hạn, bạn có thể kiểm tra hộp thư một lần trước khi bắt đầu làm việc, vào mỗi buổi trưa hay trước khi bạn rời đi, và hãy dành ra khoảng nửa tiếng mỗi ngày để trả lời các bức thư. ( Việc này cũng sẽ giúp ích cho các đồng nghiệp và khách hàng của bạn vì họ biết sẽ phải sử dụng các phương tiện khác nếu như họ cần liên lạc với bạn gấp)
  • Kiểm tra và trả lời email vào thời gian kém năng suất nhất: nhớ lại xem giờ nào trong ngày là thời gian bạn làm việc có hiệu quả nhất. Một vài người làm việc tốt nhất vào buổi sáng, những người khác lại là vào đêm khuya. Hãy lên lịch đọc email vào giờ mà bạn có năng suất làm việc kém hơn – hãy giành những giờ “chất lượng” nhất cho những công việc đòi hỏi sự sáng tạo và mang đến nhiều giá trị.
  • Để email vào “chương trình hành động”: nếu một email nào đó tốn nhiều thời gian để soạn hay hồi âm, hãy cho nó vào danh sách những công việc phải làm.
  • Đóng hộp thư: ngoài giờ đọc email, hãy đóng hộp thư lại – hay ít nhất là hãy làm cho nó biến mất khỏi tầm nhìn của bạn, hãy tắt chuông báo thư đến. Việc này sẽ giúp bạn thoát khỏi sự thôi thúc phải kiểm tra hộp thư liên tục.
  • Bạn có thể chủ động nhận email, hoặc có thể hẹn giờ tự động để email mới được nhận về vào một giờ cố định trong ngày (ví dụ: bạn có thể hẹn mỗi 3 giờ 1 lần)

Lời khuyên:

Bài viết của chúng tôi vê “ Đương đầu với việc quá tải vê thông tin”, và “Phỏng vấn chuyên gia về vấn đề quản lí email với Mike Song” có thể có ích cho bạn.

Vô tổ chức

Một cái bàn làm việc hay một văn phòng bừa bộn có thể làm chúng ta mất tập trung. Một khi bạn nghĩ rằng nơi làm việc hay công việc thật lộn xộn, sẽ rất khó để suy nghĩ và lên kế hoạch một cách sáng suốt.

Sẽ phải đọc cả đống sách để hiểu về cách cải thiện tính tổ chức và kỉ luật, đó là điều chắc chắn. Với 15phut.vn, chúng tôi có đã có được nhiều nguồn sách đáng tin cậy.

Những bài viết của chúng tôi “ Làm thế nào để trở nên có tổ chức”, “Chương trình hành động”, “Nghệ thuật rèn luyện” và “ Hệ thống 5S” sẽ giúp bạn tổ chức lại văn phòng và công việc của bạn, và qua đó, bạn có thể cải thiện năng suất làm việc và sẽ ít bị xao lãng hơn.

Instant message (IM)

IM có nhiều ích lợi, nhưng nhiều lúc nó là phương tiện giúp người đồng nghiệp cản trở công việc của bạn từ xa.

Nếu bạn dùng IM ( nó rất hữu hiệu khi được dùng một cách có kỉ luật), hãy tạo thói quen viết tin nhắn thật ngắn gọn. Nếu cần gửi đi một thông điệp dài hay phức tạp, hãy dùng email hay gọi điện thoại.

Và, nếu bạn thấy bạn bị làm phiền quá nhiều bởi các IM, hãy chỉ “online” vào một thời gian nhất định trong ngày. Khi không muốn bị cản trở, hãy tắt yahoo, hoặc để trạng thái của bạn ở  “busy”. Nếu ai cần liên lạc với bạn, hãy cho họ biết giờ bạn online.

Gọi điện thoại

Đối với nhiều người, tiếng chuông điện thoại gần như đã trở thành cái gì đó thôi thúc như “tiếng chuông của Pavlov” – và chúng ta nghĩ rằng chúng ta nhất định phải trả lời nó, cho dù chúng ra đang tập trung vào một thứ rất quan trọng.

Hãy tối thiểu hóa sự xao lãng của mình bằng cách tắt điện thoại khi bạn đang ở trong “giờ cao điểm”. Hoặc là hãy cho đồng nghiệp của bạn biết là bạn sẽ không nghe điện thoại vào một giờ nhất định trong ngày, như là từ giữa trưa cho đến 2 giờ chiều.

Đổi lại, hãy làm cho đồng nghiệp của bạn quen với việc sử dụng IM để  kiểm tra xem người khác có sẵn sàng nhận điện thoại hay không. Nếu bạn đang tập trung vào một việc gì đó, có thể yêu cầu đồng nghiệp gọi lại “sau 10 phút nữa” để không làm ngắt quãng công việc của mình.

Internet

Lướt web có thể lấy đi của chúng ta một lượng thời gian khổng lồ, và khi chúng ta đã bắt đầu tìm kiếm thứ gì đó trên mạng, có thể phải tốn từ  20 phút trở lên.

  • Đọc tin tức trước khi bắt đầu một ngày làm việc: hãy ghé qua các trang tin tức điện tử hoặc đọc nhật báo trước khi làm việc để bạn có thể cập nhật các tin tức mới. Bằng cách này, bạn sẽ tránh được việc bị xao lãng trong suốt thời gian còn lại
  • Tắt trình duyệt internet: hạn chế sự phân tâm do internet gây ra bằng cách tắt hẳn các trình duyệt mạng khi bạn không cần sử dụng. Nếu bạn có thói quen cứ liên tục kiểm tra hộp mail hay lên các trang mạng xã hội như Facebook hay Twitter, hãy đăng xuất ra khỏi tài khoản, việc bạn phải mất nhiều thời gian hơn khi đăng nhập lại sẽ một tạo rào cản nhắc nhở bạn phải tập trung vào công việc của mình. (Tuy nhiên, đừng quên rằng những công cụ như Facebook, Twitter ngày càng trở nên có ích trong việc giúp bạn theo kịp các sự kiện, thông tin trong lĩnh vực bạn hoạt động).
  • Dùng các phần mềm đặc biệt: có một vài ứng dụng phần mềm hữu ích như Freedom và Anti-Social có thể giúp bạn hạn chế việc phân tâm vào mạng. Bạn có thể cài đặt các trang web bạn muốn ngăn chặn, hẹn thời gian từ lúc kích hoạt đến lúc tắt ngăn chặn này. Sử dụng những công nghệ này để ngăn việc truy cập mạng mang lại cho bạn một lợi ích lớn.
  • Nghỉ ngơi và lên mạng: hãy nhớ nghỉ ngơi, đặc biệt là sau khi bạn đã làm việc suốt 1 tiếng đồng hồ trong sự tập trung cao độ, việc này cho phép trí não bạn thư giãn. Nghỉ ngơi ngắn sẽ cho phép bạn trở lại làm việc trong trạng thái nhiều năng lượng hơn. Hãy lên mạng trong thời gian này, coi đây là một cách bạn tự thưởng cho bản thân sau mỗi giờ làm việc tận tụy – và bạn sẽ cảm thấy như là bạn xứng đáng có được khoảng thời gian này.

Những người khác

Đồng nghiệp là nhân tố ảnh hưởng nhiều nhất đến sự tập trung của bạn.

  • Đóng cửa phòng: hãy đóng cửa phòng lại để ngăn việc mọi người cứ thường xuyên ghé thăm. Nếu họ gõ cửa và đi vào, hãy giải thích với họ là cửa đóng đồng nghĩa với việc bạn không sẵn sàng tiếp khách trừ khi có chuyện khẩn cấp xảy ra. Một dấu hiệu đặt trên cửa cũng có thể có ích cho ban. ( Nếu bạn là nhà quản lí, việc này khá căng đấy, vì bạn phải vừa đảm bảo các dấu hiệu rõ ràng này để tránh bị làm phiền, nhưng quan trọng hơn là cũng phải đảm bảo nhân viên hiểu: cửa luôn rộng mở cho mọi người. Hãy cân nhắc để làm việc tại nhà hoặc là trong phòng hội nghị khi bạn không muốn bị làm phiền)
  • Dùng tai nghe: nếu bạn làm việc trong một không gian mở chứ không phải là ngồi trong phòng riêng, hãy đeo tai nghe, mọi người sẽ tránh làm phiền bạn hơn khi thấy bạn đang đeo tai nghe ( dù cho bạn có đang nghe nhạc hay không)
  • Hãy nói chuyện với người hay làm phiền: nếu bạn phải làm việc chung phòng với người nào đó khá thường xuyên cản trở công việc của bạn, hãy nói chuyện với người đó về những vấn đề này: có thể là anh ta chưa nhận thấy việc anh ta đang làm bạn xao lãng như thế nào. Hoặc nếu một người đồng nghiệp thường xuyên đến văn phòng bạn, tự nhiên ngồi và tán chuyện với bạn, đừng cho phép cô ta là điều đó – hãy đặt một chồng giấy lên cái ghế cô ta thường ngồi, hãy đứng dậy ngay tức khắc khi cô ta đến gần bạn.

Ghi chú:

Bài viết của chúng tôi về Giải quyết các việc ngoài lề sẽ giúp cho bạn nhiều hơn trong vấn đề bị làm phiền bởi những người đồng nghiệp.

Môi trường làm việc

Cửa sổ, đường cao tốc đông đúc hay những người đồng nghiệp ồn ào là những nguyên nhân thuộc môi trường làm việc dễ khiến bạn bị phân tâm.

  • Làm việc tại một nơi khác: nếu có thể, hãy làm việc ở phòng hội nghị hay trong một phòng trống nào đó để lấy lại sự tập trung của mình. Nếu công việc của bạn cho phép, hãy làm việc tại một nơi khác, như là ở nhà, ở thư viện, ở quán cà phê, những môi trường này có thể sẽ giúp bạn tập trung nhiều hơn.
  • Sử dụng “âm thanh trắng”: nếu vấn đề của bạn là tiếng ồn, hãy đặt một một vách ngăn tiếng ồn, hãy thử mua một cái “sound machine” – một cái máy tạo ra âm thanh trắng để ngăn các tiếng ồn khác. Hãy dùng tai nghe giảm tiếng ồn, nghe một bài nhạc nhẹ để giúp bạn tập trung hơn. Bạn cũng có thể tải các phần mềm “white noise” từ trên mạng và bật ở chế độ lặp đi lặp lại. Để âm thanh trắng phát liên tục sẽ giúp bạn ngăn những tiếng ồn không mong muốn.

Những dự án hay nhiệm vụ khác

Một danh sách quá nhiều những việc phải làm trong ngày cũng có thể trở thành nguyên nhân gây ra sự mất tập trung cho bạn. Bạn có thể phải chần chừ khi thực hiện những nhiệm vụ, đơn giản là vì bạn có quá nhiều thứ để làm, và dĩ nhiên điều này làm giảm năng suất của bạn.

  • Dành ưu tiên cho một số nhiệm vụ:hãy đặt mục tiêu hoàn thành 2 việc quan trọng nhất trong các công việc trong một ngày
  • Xem xét lại ngày làm việc: hãy chọn một ngày để xem xét các việc bạn đã làm. Bạn có thể khám phá ra rằng bạn tốn 5 tiếng đồng hồ để làm những công việc ngoài dự kiến hay để giải quyết các việc khẩn cấp, còn lại 4 tiếng bạn mới thực sự làm việc. Khi xem xét xong, bạn sẽ nhận thấy rằng chỉ có 4 giờ làm việc năng suất mỗi ngày để bạn hoàn thành những công việc quan trọng nhất
  • Ủy thác: học cách giao phó nhiệm vụ. Đây là cách quan trọng để quản lí được danh sách dài các công việc trong ngày.

Mệt mỏi

Đến công sở trong tâm trạng thoải mái là nhân tố quyết định cho một ngày làm việc hiệu quả.

  • Ngủ đủ giấc: nhiều người không ngủ đủ giấc vào đêm khuya. Và khi mệt mỏi, người ta rất dễ làm việc xao lãng
  • Giữ nước: khi bạn không uống đủ nước, bạn sẽ bị thiếu nước, và lúc đó, rất khó để suy nghĩ sáng suốt. Mất nước sẽ làm cho bạn uể oải, mất tỉnh táo. Hãy đặt một ly nước lên bàn làm việc của bạn, uống nước thường xuyên trong suốt một ngày
  • Đi dạo: nếu bạn đã mệt mỏi, hãy đứng lên và đi dạo một vòng. Hãy hít thở không khí trong lành. thư giãn cơ thể để nạp thêm năng lượng và giúp bạn tỉnh táo hơn.
  • Cẩn thận với chế độ ăn uống: chế độ ăn uống không cân bằng, không điều độ sẽ gây nên sự mệt mỏi cho bạn, ví dụ bạn không chịu ăn trưa, thay vào đó chỉ ăn một phần ăn nhỏ hoặc ăn vặt trong suốt ngày.

Điểm cốt lõi:

Chúng ta đều phải đối mặt với vấn đề xao lãng mỗi ngày. Sự mất tập trung không chỉ làm giảm năng suất mà còn làm cho chúng ta thêm căng thẳng.

Có thể bạn đã biết những nguyên nhân làm bạn xao lãng nhiều nhất – điện thoại, email, chat, lướt web, hay những người đồng nghiệp… Sử dụng các biện pháp lên lịch kiểm tra email, rời văn phòng để đến một nơi yên tĩnh hơn sẽ giúp bạn thoát khỏi sự phân tâm và sẽ làm được nhiều việc hơn.

Hãy thử dùng các biện pháp để xem cái nào có hiệu quả nhất với bạn và rồi áp dụng nó thường xuyên.

15 phút sưu tầm và biên tập

Comments

comments