Tạo ra thời gian

15phut.vn tạo ra thời gian

Tối đa hóa một lịch trình bận rộn.

Hãy tự tạo ra thời gian.

Thời gian – đó là thứ mà thực sự tiền không thể mua nổi, là thứ mà rất nhiều người trong chúng ta luôn cảm thấy thiếu thốn.

Và với tốc độc làm việc phi mã của ngày hôm nay – tốc độ này đã lớn hơn rất nhiều so với những gì mà con người từng đạt được vài thập kỉ trước – thì chỉ cần có thêm một lượng nhỏ thời gian cũng đủ để chúng ta tạo nên nhiều kì tích

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm giải pháp giúp bạn tạo ra thêm thời gian hơn cho bản thân. Bạn có thể dùng phần thời gian này để giải quyết thêm được nhiều việc tại công sở, hoặc có thể sử dụng để những gì bạn thích.

Có lẽ không phải tất cả đều thích hợp với bạn, tuy nhiên sẽ có nhiều giải pháp chắc chắc có ích cho bạn.

Sống có tổ chức hơn để Tạo ra thời gian

Theo Hiệp hội những nhà tổ chức chuyên nghiệp (NAPO), trung bình, chúng ta mất 1 giờ mỗi ngày để tìm kiếm đồ vật bị thất lạc.

Bạn đã mất bao nhiêu thời gian để tìm kiếm những hồ sơ quan trọng, những email, giấy tờ, hay những quyển sách cũ, và thậm chí là chìa khóa cửa? Bạn sẽ làm gì với khoảng thời gian đó nếu bạn lấy lại được?

Học cách sống có tổ chức là một trong những phương pháp hữu hiệu nhất để tạo ra nhiều thời gian hơn cho một ngày. Bài viết How To Get Organized và The Art of Filing của chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sắp xếp tài liệu và cách lên kế hoạch, nhờ đó bạn có thể dừng việc lãng phí thời gian do tính vô tổ chức gây nên. Bài viết về 5S System cũng sẽ có ích cho bạn

Thức dậy sớm hơn để Tạo ra thời gian

Có phải bạn thường thức dậy ở những giây phút trễ nhất có thể, bạn bỏ cả bữa sáng để đi đến công sở trong sự vội vàng?

Rất nhiều người thường xuyên ở trong tình trạng này – vì bạn thấy đấy, rất dễ để với tay đến cái đồng hồ và nhấn nút hẹn “thêm 5 phút nữa”. Tuy nhiên, dậy sớm là cách chắc chắn sẽ mang lại cho bạn một khoảng thời gian tuyệt vời để bắt đầu ngày mới.

Hãy thử hình dung biết bao nhiêu công việc bạn sẽ làm được thêm khi mà văn phòng chưa có một bóng người và dù muốn thì cũng chẳng có tiếng chuông điện thoại nào làm phiền bạn. Đây là khoảng thời gian lý tưởng nhất mà bạn có thể dùng để hoàn thành nhiệm vụ dở dang nào đó, để soạn nháp một cuốn tiểu thuyết mà bạn luôn ấp ủ, hay để tìm kiếm các cơ hội mà bạn hằng ao ước.

Nếu cách này phù hợp với bạn, hãy thực hiện nó từ từ. Hãy bắt đầu bằng việc dậy sớm hơn thường lệ 10-15 phút, rồi thêm 10-15 phút nữa mỗi một tuần hay mỗi hai tuần sau đó. Sau một tháng, bạn có thể dậy sớm một tiếng đồng hồ – vậy là bạn đã có thêm 7 tiếng đồng hồ mỗi tuần.

Kiểm tra lại thời gian biểu để Tạo ra thời gian

Hiện tại, có bao nhiêu nghĩa vụ hay cam kết mà bạn phải thực hiện?

Khi tất cả cùng tới hạn, hẳn là mọi việc sẽ trở rất căng thẳng. Và hãy nhớ rằng bên cạnh những đòi hỏi của công việc, bạn còn phải có nghĩa vụ và những lời hứa phải làm đối với gia đình, bạn bè, với các câu lạc bộ xã hội, hay các tổ chức tình nguyện.

Rất khó để từ chối một ai đó, đặc biệt khi người đó là sếp hay là một người đồng nghiệp thân thiết của mình. Vậy hãy thử dùng “Ma trận Khẩn cấp” để quyết định xem công việc nào đáng để bạn bỏ thời gian ra, công việc nào bạn nên từ chối.

Một việc quan trọng khác là bạn phải xem lại cách mình đã sử dụng thời gian cho các việc ngoài lịch trình. Những thứ đó có làm bạn tốn thời gian một cách vô ích hoặc có làm bạncảm thấy chán ngắt?

Chẳng hạn, hãy tính lại xem có bao nhiêu thời gian bạn sẽ tiết kiệm được bằng một việc đơn giản là ngừng xem TV, bao nhiêu thời gian bạn sẽ có thêm nếu bạn thôi không lướt web một cách vô định và bao nhiêu thời gian nếu bạn thuê một người giúp việc?

Hãy dùng Bảng Ghi Chép Hoạt Động – xem thêm tại 15phut.vn – để khám phá cách mà bạn đã sử dụng thời gian. Điều này có thể giúp bạn định dạng được những nhiệm vụ và hoạt động mà bạn nên tống khứ, và qua đó bạn có thêm được nhiều gian. Hơn nữa, hãy tìm cách sử dụng hiệu quả thời gian để có thể tạo ra thêm nhiều thời gian cho một ngày của mình

Sử dụng giờ cao điểm một cách khôn ngoan

Bạn có biết bạn làm việc hiệu quả nhất vào giờ nào trong ngày? Với một vài người, đó là khoảng thời gian ngay khi vừa đến công sở. Với những người khác, đó là giờ xế chiều, khi họ cảm thấy nhiều năng lượng và có thể tập trung cao nhất. Sử dụng khoảng thời gian này một cách khôn ngoan sẽ giúp bạn có thêm nhiều thời gian trong ngày vì bạn có thể hoàn thành xong nhiều việc và có thời gian rảnh nhiều hơn để chăm lo các công việc khác.

Chẳng hạn, hãy tượng tượng, giờ cao điểm của bạn là 9 đến 10 giờ sáng, nhưng khi bắt đầu ngồi vào bàn làm việc, việc đầu tiên bạn xử lý là các bức email và tin nhắn điện thoại. Bạn dành công việc đòi hỏi nhiều sự tập trung hơn vào sau bữa trưa, khi mà năng lượng của bạn xuống mức thấp nhất. Đây có thể là lí do cho hiện tượng công việc thường lấy đi nhiều thời gian của bạn hơn cần thiết.

Thay vào đó, bạn nên làm những việc quan trọng ngay khi bạn đến công sở, hãy lên lịch cho các công việc ít đòi hỏi nỗ lực hơn vào buổi xế chiều.

Nếu bạn không chắc giờ nào năng lượng của bạn đạt mức cao nhất, bài viết Is This A Morning Task sẽ giúp bạn khám phá ra.

Giải quyết các việc ngoài dự kiến

Đồng nghiệp với các câu hỏi, các cộng sự thì luôn cần giúp đỡ, thêm vào đó là các buổi họp cận kề và các tin nhắn IM liên tục… những thứ làm gián đoạn công việc của bạn dường như sẽ không bao hết.

Hằng ngày, chúng ta đều bị làm gián đoạn, và cần phải tốn vài phút sau đó để lấy lại tập trung vào công việc đang dang dở. Vì vậy học cách kiểm soát các công việc ngoài dự kiến, tối thiểu hóa sự phân tâm có thể giúp bạn có thêm một lượng thời gian đáng kể trong ngày.

Khi bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất, bạn sẽ trở nên say mê hơn với nhiệm vụ. Đây là một sự kì diệu của bộ não: bạn càng hăng say làm việc, công việc bạn hoàn thành càng có chất lượng hơn.

Đừng làm nhiều việc cùng một lúc

Nhiều người tin rằng làm nhiều thứ cùng một lúc sẽ giúp họ sử dụng thời gian một cách hữu ích hơn. Bởi suy cho cùng, nếu phải đọc email và phải  nói chuyện với cấp trên qua điện thoại, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách làm 2 việc đó một lúc, phải không?

Thật không may, vấn đề nằm ở chỗ: sự tiết kiệm này là một thứ tưởng tượng – vì thực sự làm nhiều việc cùng một lúc lấy của bạn nhiều thời gian hơn. Bạn phải làm chậm hơn và không thể tiêu hóa trọn vẹn lượng thông tin từ bất kì việc gì. Thường thì bạn sẽ phải quay lại đọc hay làm lại một việc gì đó.

Thay vào đó, hãy thực hiện từng nhiệm vụ một. Tập trung hoàn toàn vào điều bạn đang làm, và nếu có thể, hãy hoàn thành xong nó trước khi bước xem việc tiếp theo.

Làm việc ở nhà

Với nhiều người trong chúng ta, việc di chuyển từ nhà đến công sở và ngược lại thực sự là một công việc gian nan.

Vì thế, nếu công việc của bạn cho phép, hãy xem xét khả năng làm việc tại nhà một vài ngày trong tháng.

Lời khuyên:

Để có nhiều thông tin hơn về vấn đề quản lý hiệu quả thời gian, hãy làm một bài kiểm tra của chúng tôi How Good Is Your Time Management

Điểm cốt lõi:

Rất nhiều người ước có thêm nhiều thời gian trong mỗi ngày, và khá dễ cho bạn tự tạo ra cho mình nhiều thời gian hơn nếu làm theo các hướng dẫn đơn giản trên.

Đầu tiên, hãy dành thời gian để tổ chức lại mọi thứ. Bạn sẽ tốn ít thời gian hơn để tìm kiếm các đồ vật bị mất. Tiếp theo, hãy cố gắng thức dậy sớm. Bạn có thể dùng khoảng thời gian có thêm này để thư giãn và suy ngẫm, hoặc đến văn phòng sớm hơn để bắt đầu làm việc.

Bạn cũng có thể tự tạo thêm cho mình thời gian bằng cách học sử dụng giờ cao điểm một cách khôn ngoan, bằng cách tối thiểu hóa sự phân tâm của mình và quản lý các công việc ngoài dự kiến hoặc bằng cách thực hiện từng nhiệm vụ.

15 phút sưu tầm và biên tập

Comments

comments

Leave a Reply