Tổ chức cuộc họp hiệu quả

1977

Thiết lập Mục tiêu và Gắn chặt vào mục tiêu
Có những cuộc họp đạt thành công đáng kể, có những cuộc họp thất bại thảm hại. Tại sao? Tại một cuộc họp thất bại, người tham dự hầu như chẳng nắm được vấn đề và thường tự hỏi tại sao mình lại có mặt ở đây trong khi ở những cuộc họp thành công, bạn lại cảm thấy tràn đầy năng lượn và cảm giác đã thực sự đạt được điều gì đó.

Vậy điều gì làm nên một cuộc họp hiệu quả?
Có 3 điều đáng nói về một cuộc họp hiệu quả:

1. Đạt được mục tiêu

2. Mất ít thời gian

3. Mang đến cho người tham gia cảm giác quy trình đã được thiết lập và tuân theo

Nếu bạn cơ cấu lại kế hoạch họp hành, chuẩn bị, thực hiện và theo dõi trên ba tiêu chí cơ bản trên, bạn sẽ tổ chức được một cuộc họp hiệu quả.

1. Mục tiêu của cuộc họp
Một cuộc họp hiệu quả sẽ mang lại kết quả như mong muốn. Theo đó, bạn cần phải hiểu rõ về nội dung của cuộc họp vì có quá nhiều cuộc họp được tổ chức để thảo luận về một cái gì đó mà không thực sự xem xét kết quả sẽ được là gì.
• Bạn muốn thông qua một quyết định?

• Bạn muốn tổng hợp và đóng góp ý kiến?

• Bạn muốn báo cáo tiến độ?

• Bạn muốn truyền tải một thông điệp?

• Bạn muốn lập kế hoạch?

Bất kì câu hỏi nào trong số này cũng có thể trở thành mục tiêu của cuộc họp do đó trước khi kêu gọi họp hành, bạn cần phải tập trung vào mục tiêu của mình.
Để giúp bạn xác định của cuộc họp, hãy hoàn thành câu sau:
Khi phiên họp kết thúc, tôi muốn những người tham dự …
Sau khi xác định rõ ràng kết quả cuối cùng, bạn có thể lên kế hoạch cho cuộc họp và xác định xem ai nên có mặt.

2. Sử dụng thời gian một cách khôn ngoan

Thời gian là tài nguyên quý giá nên không ai muốn lãng phí thời gian cả. Với tổng thời gian mọi người đã bỏ ra trong một cuộc họp, bạn phải có trách nhiệm sắp xếp cuộc họp càng ngắn gọn càng tốt vì thời gian lãng phí cho họp hành sẽ được tính bằng tổng thời gian của mỗi người khi tham dự cuộc họp. Ví dụ, nếu một người quan trọng đi trễ 15 phút trong một cuộc họp gồm tám người có nghĩa là người đó đã lấy mất của tổ chức hai giờ hoạt động.

Bạn phải bắt đầu cuộc họp bằng mục tiêu chính và yêu cầu mọi đóng góp xoay quanh mục tiêu này. Nếu không, diễn tiến của cuộc họp sẽ đi xa mục tiêu bạn đầu và trở nên quá loãng.

Để đảm bảo cuộc họp chỉ xoay quanh vấn đề chính và bám chắc vào những hoạt động liên quan, bạn nên tạo ra một chương trình nghị sự gđể giữ cho cuộc họp đi đúng mục tiêu và thời gian.

Để chuẩn bị một chương trình nghị sự, bạn cần xem xét các yếu tố sau:

Ưu tiên

• – Điều gì cần phải được bàn thảo?

• Kết quả – Điều gì cần phải hoàn thành?

• Người tham dự – ai cần phải tham dự để cuộc họp thành công?

• Trình tự – Bạn sẽ trình bày chủ đề theo thứ tự nào?

• Thời gian – Mỗi chủ đề sẽ tốn bao nhiêu thời gian?

• Ngày và Thời gian – Hội nghị sẽ diễn ra khi nào?

• Nơi chốn – Cuộc họp sẽ diễn ra ở đâu?

Khi đã có ý tưởng về nội dung và thời gian của cuộc họp, bạn có thể chuẩn bị trước thông tin cần đề cập trong cuộc họp. Người tham gia cần phải biết gì để cuộc họp đi tới thành công? Họ phải chuẩn bị những gì để thể hiện vai trò của mình trong cuộc họp?

Nếu đó là một cuộc họp để giải quyết vấn đề, hãy yêu cầu người tham gia chuẩn bị trước một vài giải pháp khả thi. Nếu đó là cuộc họp thảo luận về tiến độ dự án, hãy yêu cầu người tham gia tổng kết tiến độ của mình và báo cáo cho các thành viên khác.

Bạn cũng có thể phân công cho mỗi người tham dự chuẩn bị một chủ đề để gia tăng sự tham gia và quan tâm của mỗi thành viên. Trong chương trình nghị sự nên chỉ rõ ai sẽ đảm nhiệm thảo luận và trình bày về một mục nào đó.

Sử dụng chương trình nghị sự để quản lý thời gian họp hành. Khi nhận thấy chủ đề nào đó đang lố giờ, hãy đẩy nhanh tiến độ của chủ đề đó, đưa ra kết luận hoặc trì hoãn thảo luận vào một dịp khác hoặc phân công cho nhóm nhỏ hơn tiếp tục thảo luận sau đó.

Ngoài ra để điều hành cuộc họp hiệu quả, bạn cần nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tôn trọng thời gian quy định cho mỗi thành viên tham dự. Bắt đầu cuộc họp đúng giờ, không dành nhiều thời gian tóm tắt lại cho người đến muộn và kết thúc  cuộc họp đúng giờ. Điều gì có thể làm ngoài giờ họp chính thức thì hãy làm ví dụ như phát báo cáo cho mọi người đọc trước hoặc bàn giao cho các nhóm nhỏ hơn thảo luận về các vấn đề có liên quan.

Tải miễn phí chương trình nghị sự tại đây 15phut.vn như một điểm khởi đầu để tạo chương trình nghị sự của riêng bạn.
3. Hứa  hẹn một quy trình hiệu quả sau cuộc họp

Sau khi đã chuẩn bị chương trình nghị sự, bạn nên gửi chương trình này cho người tham gia và nhận phản hồi bởi vì họp hành không phải là việc của một người, bạn phải lôi kéo sự tham gia của mọi người ngay từ đầu.

Theo đó, các thành viên sẽ có thời gian thêm thắt vào nội dung cuộc họp hoặc góp ý về thời gian phân bổ cho từng chủ đề hoặc gạch bỏ một vài điểm trong chương trình vì vấn đề này đã được giải quyết xong.

Dù lý do là gì đi nữa, bạn cũng nên chú ý nhận phản hồi từ những người tham gia về chương trình nghị sự đề xuất của bạn.

Để đảm bảo sự hài lòng tối đa cho tất cả mọi người, bạn nên lưu ý:

• Nếu thấy một người nào đó đang áp đảo trong cuộc nói chuyện, hãy yêu cầu những người khác nói lên ý tưởng.

• Vào cuối mỗi mục của chương trình nghị sự, nên tóm tắt nhanh những gì đã trình bày và yêu cầu mọi người xác nhận rằng họ đã hiểu. Sau đó ghi chú theo dõi.

• Lưu ý các mục cần thảo luận thêm.

• Theo dõi ngôn ngữ cơ thể và điều chỉnh nếu cần thiết. Có lẽ bạn cần dừng lại hoặc yêu cầu người khác dừng lại khi họ nói quá nhiều.

• Bảo đảm cuộc họp chỉ thảo luận về chủ đề đã định sẵn.

• Ghi ra tất cả các nhiệm vụ  trong cuộc họp. Ghi chú thêm về người được phân công, làm những gì, và khi nào.

• Khi kết thúc cuộc họp, nhanh chóng tóm tắt các bước tiếp theo và thông báo cho tất cả mọi người rằng bạn sẽ gửi đi một bản tóm tắt cuộc họp.

Sau khi cuộc họp kết thúc, nên dành một ít thời gian để tóm tắt và chỉ ra cái gì đã làm được và điều gì cần cải tiến. Đánh giá hiệu quả của cuộc họp dựa trên phần trăm đáp ứng mục tiêu cuộc họp. Hành động này sẽ giúp bạn tiếp tục cải tiến qui trình tổ chức một cuộc họp hiệu quả.

Nếu muốn nhận phản hồi của người tham gia, bạn có thể nêu ra yêu cầu này vào trong hoặc sau cuộc họp tùy vào khung thời gian

Cuối cùng, nên chuẩn bị biên bản tổng kết cuộc họp để gửi cho những người tham gia và các bên có liên quan. Biên bản này sẽ ghi lại những gì đã làm được và ai là người chịu trách nhiệm cho từng mục. Đây là một phần rất quan trọng mà 15phut.vn thấy bạn cần chú ý để tổ chức một cuộc họp hiệu quả. Bạn cần ghi lại những gì mọi người đã thảo luận và danh sách các hành động mà từng cá nhân đã đồng ý thực hiện. Hãy nhớ chỉ định ai đó để để ghi chép trong cuộc họp nếu bạn quá bận rộn không thể tự ghi chép được.

Điểm cốt lõi:

Tổ chức cuộc họp hiệu quả cần nhiều công sức hơn là chỉ đưa ra thông báo rằng nhóm của bạn cần gặp nhau tại một thời gian và địa điểm cụ thể nào đó. Một cuộc họp muốn hiệu quả phải có cấu trúc và thứ tự nếu không sẽ chẳng đi về đâu và không thực hiện được điều gì.

Với một mục tiêu vững chắc, một chương trình chặt chẽ cùng với sự tham gia của mọi thành viên trong khâu kê hoạch, chuẩn bị, và thực hiện cuộc họp, chắc chắn bạn sẽ tổ chức được một cuộc họp thành công.

Nếu xây dựng được danh tiếng là người tổ chức cuộc họp hiệu quả và thành công, bạn sẽ dễ dàng thăng tiến trong sự nghiệp.

15 phút sưu tầm và biên tập

Comments

comments