Lên kế hoạch cho buổi họp ngoài văn phòng

Thu được nhiều nhất từ cuộc họp ngoài văn phòng.

Lên kế hoạch những gì bạn muốn đạt được.

Điều này nghe có quen không? Nhóm của bạn đi ra khỏi văn phòng để tư duy chiến lược ở  trung tâm hội nghị địa phương.

Hơn 30 người tham dự sự kiện. Mọi người lắng nghe bài phát biểu của sếp, chia thành các nhóm nhỏ để thảo luận các ý kiến, thưởng thức một bữa trưa thật ngon. Sau đó, bạn mất cả buổi chiều cho việc cố gắng tập hợp tất cả các kế hoạch do các nhóm nhỏ đưa ra vào buổi sáng – nhiều ý tưởng, bị trùng nhau, và đôi khi là trái ngược. Cuối ngày, bạn có một mớ những bảng vẽ với tất cả các ý tưởng.

Bề ngoài thì bạn tin rằng ngày hôm đó rất thành công. Bạn thích được ở cùng với đồng nghiệp ngoài văn phòng, làm điều gì đó khác biệt so với ngày đi làm. Nhưng bạn thắc mặc liệu buổi đó hiệu quả đến đâu. Liệu kế hoạch mới của nhóm có được áp dụng? và bạn có thực sự cần nhiều người đến thế để tạo ra bản kế hoạch đó không?

Đáng buồn là, câu trả lời là không.

Một buổi họp ngoài văn phòng là cách tuyệt vời để thoát khỏi những điều gây phân tán ở văn phòng để tập trung và việc lên kế hoạch dài hạn hoặc brainstorming. Bằng cách di chuyển đến địa điểm hoàn toàn mới, và có thể là gây cảm hứng hơn, mọi người thường dễ bỏ qua những tư duy truyền thống, theo lối mòn. Nhưng điều  này chỉ có thể xảy ra khi bạn, với vị trí trưởng nhóm, đã lên kế hoạch cần thận từ trước. Cuối cùng, bạn muốn nhóm của bạn vui và hiệu quả – nhưng bạn cũng muốn đưa chi phí về công ty, đặc biệt là trong hoàn cảnh kinh tế hiện nay.

Trong mục này, 15phut.vn sẽ cùng bạn thảo luận xem làm thế nào để tổ chức là lên kế hoạch 1 ngày tại ngoại thật hiệu quả cho nhóm của bạn.

Bước 1: Xác định mục đích của bạn

Xác định rõ xem tại sao bạn lại lập kế hoạch buổi tại ngoại này. Bạn muốn đạt được điều gì? Mục tiêu hay nhiệm vụ nào mà nhóm nên hoàn thành trước ngày cuối cùng? Bạn mong đợi kết quả nào và sẽ làm gì với kết quả đó.

Cố tập trung vào chủ đề hay vấn đề trung tâm. Điều này sẽ giúp bạn lược bớt các hoạt động cho nhóm.

Bước 2: Xác định người tham dự

Bây giờ thì bạn đã biết là bạn muốn đạt được điều gì, thì bạn phải xác định xem những ai sẽ tham dự buổi họp. Đây là hoạt động cho nhóm, hay cho cả phòng, hay cả công ty? Có bao nhiêu người tham dự? có số người hợp lý cho từng dạng hoạt động mà bạn dự kiến?

Hãy mời mọi người chỉ khi có lý do phù hợp. Ví dụ, có thể bạn muốn mời các quản lý cấp cao, nếu bạn cần truyền đạt sự thay đổi về định hướng tổ chức. Hoặc có thể bạn muốn mời những người đứng dưới trong hệ thống cấp bậc của công ty, vì thường họ biết nhiều điều về các khách hàng mà những quản lý cấp cao hiếm khi nghe thấy. Hãy đảm bảo rằng có lý do phù hợp cho từng lời mời.

Bước 3: Chọn địa điểm

Quyết định nơi để tổ chức buổi họp ngoài văn phòng của bạn. Chủ đề và những người tham dự sẽ tác động trực tiếp đến lựa chọn địa điểm của bạn.

Ví dụ, nếu nhóm của bạn sẽ làm việc về nhiệm vụ kinh doanh cụ thể, thì phòng họp trong nhà sẽ là tốt nhất. Điều này cho phép mọi người làm việc về các hoạt động mà không bị phân tán bởi các yếu tố ngoài trời

Mặc khác, vẻ đẹp và bầu không khí thoải mái ngoài trời có thể là bối cảnh tuyệt vời để brainstorming và suy nghĩ sáng tạo. công viên hoặc vườn hòa sẽ là sự lựa chọn thông minh cho hoạt động kiểu này.

Hãy chắc chắn rằng bạn đã cân nhắc đến việc mọi người sẽ phải di chuyển bao xa để đến được địa điểm, hoặc liệu bạn có phải đưa đón họ không?

Cuối cùng, suy nghĩ cẩn thận về chi phí của địa điểm. Những người tham dự và những người khác trong tổ chức của bạn sẽ đón nhận điều này thế nào? Nếu công ty hạn chế tăng chi phí mà bạn lại chọn một khách sạn đắt tiền, liệu điều này có gửi một thông điệp tiêu cực không? Mặt khác, việc đưa mọi người đến một nơi được coi là rẻ tiền liệu có hàm ý rằng bạn không đánh giá cao họ và các thành quả của họ không.

Bước 4: Lên kế hoạch các hoạt động

Để buổi làm việc hay các hoạt động nhóm hiệu quả, các buổi và hoạt động này phải liên hệ trực tiếp đến lý do ban đầu của buổi họp ngoài văn phòng này.

Giữ nhịp độ sống động và tràn đầy năng lượng bằng cách thay đổi kết cấu buổi họp – ví dụ, bằng cách diễn thuyết, các phiên hói đáp, thảo luận nhóm và các phiên brainstorming.

Nhiều công viên giải trí giới thiệu dịch vụ hội thảo vui vẻ là một phần trong hoạt động cho thuê tiện ích hội nghị. Những điều này nghe có vẻ vui vẻ, và có thể tốt để xây dựng tổ nhóm. Nhưng, cần phải cân nhắc cả lợi lẫn hại. Dành 1 tiếng để làm đồ chơi ô tô mà các nhóm sẽ đua với nhau thì có vẻ vui, nhưng đó có phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất không? Thường là không. Đừng để địa điểm quyết định hoạt động của bạn – phải chắc chắn rằng nhu cầu công việc của bạn quyết định địa điểm.

Đọc thêm về lập kế hoạch hoạt động nhóm trong phần  Bài tập xây dựng nhóm và khởi động: đóng góp nhóm dễ dàng hơn.

Bước 5: Thông tin cho đội của bạn

Điều này nghe có vẻ hợp suy nghĩ chung, nhưng có nhiều điều cần thông tin cho đội của bạn hơn là chỉ biết về thời gian và địa điểm của cuộc họp.

Hãy cho nhóm của bạn biết lý do của cuộc họp ngoài văn phòng. Nói với họ về những mục tiêu bạn muốn đạt được, và tại sao đó lại là cách tốt nhất để đạt được mục tiêu.

Hãy đảm bảo rằng mọi người biết là họ sẽ làm gì, họ sẽ mặc gì và mang gì nếu có.

Bước 6: Tìm một người hỗ trợ

Quyết định xem ai sẽ hỗ trợ hay chỉ đạo việc này.

Bản năng đầu tiên của bạn có thể là tự thúc đẩy việc này. Tóm lại, bạn là sếp, đúng không? Dù điều này có thể là tiết kiệm tiền rất tốt, nhưng đôi khi nó lại làm suy yếu các hoạt động nhóm. Nếu mọi người đã quen với việc bạn ra lệnh, và bạn chịu trách nhiệm về cuộc họp thay vì chỉ là một người tham dự bình thường, điều này khó làm mọi người thoải mái thực sự.

Nếu bạn thuê một người hỗ trợ khách quan, bạn có thể tự do hòa nhập với đội của mình mà không phải quản lý mọi thứ.

Để biết thêm thông tin về việc hỗ trợ sự kiện thế nào, xin xem bài Vai trò người điều phối.

Bước 7: Viết 1 bản chương trình hoàn thiện

Như với bất kỳ cuộc họp nào, bạn muốn lên kế hoạch chính xác những gì sẽ xảy ra và thời điểm xảy ra. Nhóm nào sẽ tập trung vào thách thức nào?

Việc nghĩ về bữa ăn cũng quan trọng không kém. Nếu sự kiện của bạn chỉ diễn ra vài giờ, bạn có bố trí ăn nhẹ cho cả nhóm không? Và nếu đó là một buổi lâu hơn thì bạn có bố trí ăn trưa không?

Đối với những buổi dài ngày hơn, bạn có thể muốn có một hoạt động nhóm cho một vài chủ đề trong chương trình. Việc này chính là khoảng thời gian nghỉ trong ngày và giúp nhóm thư giãn và vui vẻ.

Bước 8: Đo sự thành công của bạn

Khi sự kiện kết thúc, hãy hỏi nhóm của bạn xem họ có thấy ngày hôm đó hiệu quả không. Hồi đáp chính là cách tốt nhất để cải thiện quá trình cho lần sau.

Nhóm của bạn có vui khong? Có điều gì thiếu sót không? Họ có thấy là họ đạt được mục tiêu mà bạn đặt ra cho ngày hôm đó không?

Tiếp tục sau buổi họp ngoài văn phòng đặc biệt quan trọng. Thường thì trợ lý sẽ lấy thông tin từ các bảng, gõ lại và gửi đến cho người tham dự – và sau đó không có điều gì xảy ra hết.

Nhóm của bạn phải làm chủ thông tin. Lôi cuốn họ vào với bạn và công ty để thực sự triển khai những ý tưởng mà tất cả mọi người nghĩ ra tại buổi họp

Lời khuyên:

Đây là một số ý tưởng nữa cho buổi họp ngoài văn phòng

  • Đừng chỉ đạo – Nếu bạn tham dự là với tư cách là một thành viên của nhóm, hãy suy nghĩ về việc tránh quay trở lại vai trò lãnh đạo của bạn. Khi bạn là sếp, cả nhóm sẽ mong đợi bạn chỉ huy, nhưng hay để cơ hội cho người khác lãnh đạo. Nếu bạn cho mọi người thấy là bạn sẵn sàng làm theo mệnh lệnh, điều này khiến mọi người thấy thoải mái và xây dựng sư thân thiết.
  • Lập kế hoạch những buổi họp thường xuyên – Nếu điều này nằm trong ngân sách của công ty, hãy cố tổ chức các buổi họp ngoài văn phòng công ty nhiều hơn 1 – 2 lần/năm, thậm chí nếu đó chỉ là những sự kiện nhỏ. Nếu bạn phải đợi một thời gian dài giữa các sự kiện, thì bất cứ kỹ năng hay niềm tin nào đã được xây dựng có thể dễ dàng mất đi trước khi sự kiện tiếp theo diễn ra. Những buổi họp được lên lịch thường xuyên có thể củng cố những bài học quan trọng.
  • Trao thưởng – Nếu bạn có một buổi họp ngoài văn phòng công ty, hãy nghĩ đến việc trao giải cho nhóm. Có lẽ điều này sẽ kích thích mọi người tham gia. Ai mà lại không thích thắng giải chứ?

Điểm cốt lõi:

Lên kế hoạch buổi họp ngoài văn phòng công ty cần nhiều thời gian và chuẩn bị kỹ lững. Đừng chọn các hoạt động – hay địa điểm – một cách ngẫu nhiên. Đầu tiên phải xác định chủ đề hoặc các kết quả mong muốn, sau đó mới tạo ra các hoạt động nhóm hoặc các phiên làm việc quay xung quanh mục tiêu đó.
Nếu buổi họp ngoài văn phòng của bạn tập trung vào 1 nhiệm vụ cụ thể, như brainstorming hay lập kế hoạch chiến lược, hãy chắc chắn nhóm của bạn có công cụ cần thiết để làm việc hiệu quả – và cho họ một chút thời gian mở để suy nghĩ sáng tạo và thư giãn.

15 phút sưu tầm và biên tập

Comments

comments