Kế hoạch Truyền thông

Truyền đạt đúng đắn một thông tin chính xác

Sử dụng các phương tiện truyền thông phù hợp với đối tượng của bạn

Bạn đã bao giờ nhận được một bản ghi nhớ và cảm thấy người gửi thực sự đã không nghĩ về những gì bạn cần biết hoặc nghe. Có lẽ bạn đã từng tham dự một số bài thuyết trình của công ty chỉ tổ làm bạn phát chán? Hoặc có lẽ thậm chí bạn đã cung cấp một thông tin nào đó và khi nghĩ lại, bạn nhận ra rằng mình đã chưa cân nhắc đối tượng và nhu cầu của họ.

Đó là điều đáng bực mình nhất. Tồi tệ hơn cả, đó là một nút “tắt” lớn có tác động tiêu cực, hoặc thậm chí gây ra hiệu ứng trái ngược với mong muốn.

Cho dù bạn cần phải truyền đạt về những chuyện thường nhật hoặc tin quan trọng như những thay đổi lớn trong tổ chức, bạn sẽ luôn phải chuẩn bị chu đáo.

Bước đầu tiên là đặt mình vào vị trí của đối tượng của bạn. Họ cần biết gì, và muốn nghe gì? Họ thích nhận thông tin theo cách nào hơn? Điều gì sẽ cản trở họ lắng nghe những gì bạn nói? Và làm thế nào bạn biết họ hiểu thông tin bạn vừa truyền đạt?

Như vậy, bạn có nhiều cách truyền thông hữu hiệu hơn là chuẩn bị một bản ghi nhớ hay diễn thuyết tốt. Bài Kế hoạch Truyền thông này sẽ giúp bạn làm tốt các bước chuẩn bị và do đó giúp bạn tạo ra một kế hoạch giao tiếp tập trung vào đối tượng, và phải đảm bảo họ đã tiếp nhận thông tin hiệu quả.

Tiếp thị thông tin của bạn

Truyền thông tốt cũng giống như tiếp thị tốt. Bạn có một thông tin (sản phẩm) mà bạn cần phải “bán” cho người nhận tin (khách hàng). Nếu họ sẽ ‘mua’, bạn phải gói thông tin để họ có thể hiểu và chú ý đến nó. Bạn phải đảm bảo giá trị và lợi ích lớn hơn bất kỳ nhược điểm (cái ‘giá’ bạn đang yêu cầu họ phải trả tiền). Và bạn phải đến được với người nhận tin thông qua các kênh truyền thông phù hợp. Sau đó, qua truyền thông (khuyến mãi), bạn phải đo được mức hiệu quả bạn truyền đạt và hiệu quả thông tin được ‘mua’.

Làm thế nào để sử dụng Kế hoạch truyền thông

Sử dụng các bước sau đây để tạo ra một kế hoạch truyền thông tốt cho công ty hoặc dự án của bạn. Ghi lại kế hoạch của bạn trên một bảng tính lập kế hoạch truyền thông, chẳng hạn như bảng tính miền phí trên 15phut.vn bạn có thể tải về bên dưới đây.

Hiểu Mục tiêu của bạn

Bước 1. Hãy định rõ mục tiêu truyền thông tổng thể của bạn. Bạn muốn đạt được những gì, khi nào và tại sao? Ghi mục tiêu tổng thể của bạn trong kế hoạch.

Hình 1: Mẫu Kế hoạch Truyền thông

Kế hoạch truyền thông cho……………………
Mục tiêu truyền thông tổng thể:
Người nhận tin Mục tiêu truyền thông Thông tin Kênh Thời lượng

Hiểu người tiếp nhận tin của bạn

Bước 2. Bây giờ xác định và ra danh sách từng loại người nhận thông tin khác nhau của bạn. Điều này ban đầu có vẻ khá khó khăn: Tính đến tất cả các thứ nhưng kế hoạch phải thật tinh giản, và bạn nên sử dụng công cụ Phân tích các bên liên quan. Phân tích các bên liên quan giúp bạn xác định người để truyền thông và tại sao.

Ví dụ: Nhóm đối tượng nhận tin

Hãy suy nghĩ về “người nhận tin” như các nhóm bạn cần truyền thông. Bất kỳ một người nào cũng có thể là một thành viên của một số nhóm người nhận tin. Ví dụ, hãy xem xét một dự án kế hoạch truyền thông có bốn nhóm người nhận tin:

  • Tất cả nhân viên làm việc tại Văn phòng New Jersey
  • Tất cả nhân viên làm việc tại Văn phòng Sydney
  • Đội Dịch vụ chăm sóc khách hàng
  • Quản lý nhân sự

Joe là một quản lý nhân sự làm việc tại Sydney và do đó là thành viên của 2 nhóm người nhận tin, cũng tương tự như Sue – quản lý đội Dịch vụ chăm sóc khách hàng ở New Jersey. Trong khi Lee, một nhà tư vấn Công nghệ thông tin ở New Jersey, là thành viên của chỉ một nhóm người nhận tin: ”Tất cả nhân viên làm việc tại Văn phòng New Jersey ”.

Bước 3. Bây giờ, bạn hãy đi sâu vào mục tiêu truyền thông và làm rõ từng mục tiêu cụ thể cho mỗi người nhận tin. Một cách tốt để làm điều này là suy nghĩ về nhu cầu của người nhận tin – họ cần và muốn biết điều gì từ bạn? Lên danh sách tất cả các mục tiêu (có thể có một số) cho mỗi người nhận tin trong kế hoạch của bạn.

Kế hoạch truyền thông tin và sử dụng kênh

Một khi bạn đã làm rõ mục tiêu của bạn và có một hiểu biết đầy đủ về các nhóm người nhận tin khác nhau bạn cần tiếp cận, đã đến lúc bạn lên kế hoạch truyền thông – nghĩa là đưa ra các thông tin cần thiết để đáp ứng mục tiêu của bạn, và khi nào và làm thế nào các thông tin đó sẽ được truyền tải.

Bước 4. Trước khi bắt đầu vào chi tiết của kế hoạch, đầu tiên, hãy ghi lại tất cả các kênh giao tiếp bạn có thể sử dụng. Hãy suy nghĩ thoáng và sáng tạo! Bạn có thể đã sử dụng rất nhiều cách tốt để giao tiếp trong công ty, và một số cách mới cũng có thể giúp bạn truyền đạt thông tin hữu hiệu. Đây là danh sách để bạn bắt đầu:

  • Email
  • Thư thông báo
  • Hội nghị từ xa
  • Bảng tin
  • Bản hướng dẫn từ Giám đốc điều hành
  • Áp phích
  • Cuộc gặp trong giờ ăn trưa
  • Bài viết mạng nội bộ
  • Sự kiện
  • Họp nhóm
  • Các file âm thanh mô tả thông tin trên mạng nội bộ

Lời khuyên: Hãy nhớ sử dụng kênh truyền thông hiện tại

Tin tức của các công ty lớn thường xuyên được công bố tại các sự kiện lớn của công ty. Nhưng bạn đừng quên sử dụng các kênh hiện có, chẳng hạn như các thư thông báo cho nhân viên, mạng nội bộ và các cuộc họp nhóm. Sử dụng các kênh hiện tại với thông tin đúng vào đúng thời điểm là một cách hiệu quả và quen thuộc để tiếp cận đối tượng của bạn.

Bước 5. Trước khi ra kế hoạch thông tin đến mỗi người nhận tin, hãy suy nghĩ về các nhóm người nhận tin rộng nhất. Trong ví dụ nêu trên, nhóm người nhận tin rộng nhất có thể là ”Tất cả nhân viên làm việc tại Văn phòng New Jersey ” và  ”Tất cả nhân viên làm việc tại Văn phòng Sydney”.

Khi bạn lần lượt xem xét từng đối tượng, hỏi những câu hỏi sau đây:

Người nhận tin cần và muốn biết cái gì?

Khi nào chúng ta cần phải truyền thông?

Các kênh thông thường hoặc ưu tiên nào để tiếp cận người nhận tin?

Đối với đối tượng và thông tin cụ thể này, cách nào sẽ hiệu quả nhất để truyền tải thông tin?

Theo thời gian, một số thông tin có thể phải được điều chỉnh để đáp ứng các mục tiêu của mỗi người nhận tin. Hãy chắc chắn rằng các thông tin bạn đã lên kế hoạch này sẽ “bổ sung” và đáp ứng mục tiêu của họ.

Lời khuyên:

Ở phần trước trong bài viết này, chúng tôi đã so sánh Kế hoạch truyền thông với Tiếp thị. Có một câu nói trong ngành tiếp thị: “Khách hàng tiềm năng cần phải thấy thông tin của bạn bảy lần trước khi mua”. Điều này là hết sức chính xác, vì vậy, bạn cần phải liên tục đưa thông tin của mình thật nhiều lần trước khi nó lắng xuống.

Mặt khác, như bạn đã lên kế hoạch cho mỗi người nhận tin, bạn nên nhớ thành viên của một nhóm người nhận tin này cũng có thể là một phần của nhóm người nhận tin khác, và như vậy họ có thể sẽ nhận nhiều thông tin khác nhau. Cố gắng lên kế hoạch truyền thông của bạn để các cá nhân đều nhận được thông tin đúng và không bị “bội thực” thông tin, hoặc tệ hơn, họ hoang mang vì các thông tin khác nhau đã nhận.

Kiểm tra tính hiệu quả

Bước 6. Thật tốt để bạn có được thông tin phản hồi về cuộc truyền thông bạn đã lên kế hoạch và thực hiện. Hãy hỏi nhiều người từ các nhóm nhận tin khác nhau, xem họ đánh giá về những gì bạn đang làm. Kiểm tra xem họ đã hiểu thông tin bạn cần họ nghe liệu đã như ý chưa. Bằng cách nhận phản hồi kịp thời, bạn có thể điều chỉnh bất kỳ cách truyền thông trong tương lai để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người khác hoặc lấp những khiếm khuyết của mình.

Ví dụ:

Đây là một ví dụ cho bạn để có được hiểu biết tốt hơn về cách viết các kế hoạch truyền thông.

Hãy xem xét kế hoạch truyền thông cho việc thực hiện chính sách bảo mật mới áp dụng cho văn phòng của bạn. Mục tiêu tổng thể là “Đảm bảo việc chuyển đổi trơn tru hệ thống an ninh hiện tại sang hệ thống an ninh mới”.

Ai là người nhận tin và họ cần những gì? Đầu tiên, hãy xem xét các đối tượng tổng quát “Tất cả nhân viên văn phòng”. Tất cả mọi người cần phải biết thay đổi này đã được lên kế hoạch, khi nào và những gì đang được mong đợi. Nếu mọi người ở mỗi vị trí cần nhận các hướng dẫn khác nhau để thực hiện chính sách mới này, mỗi vị trí cần được liệt kê như một đối tượng riêng (“Nhân viên ở vị trí A” v.v.). Còn những người quản lý an ninh? Họ cũng là một nhóm người nhận tin khi họ có nhu cầu nhận thông tin chi tiết hơn (có thể đào tạo) về việc làm thế nào để quản lý hệ thống mới.

Bây giờ, ta xem xét các thông tin cụ thể cho mỗi người nhận tin. Ngoài việc nhận được thông báo như tất cả các nhân viên khác về hệ thống mới, “Nhân viên tại vị trí A” phải biết khi nào và ở đâu họ được chụp ảnh thẻ thông hành. Thông tin này phải được đưa đến vài ngày trước thời hạn. Những ngày trước khi thay đổi, mọi người cần phải được nhắc đã làm xong thẻ mới, và ta có thể nhắc bằng các tờ bướm đặt trên bàn của mọi người trong khắp văn phòng.

15 phút sưu tầm và biên tập

Comments

comments