Đối mặt với các thuật ngữ

Vượt qua rào cản trong giao tiếp

“Nhìn vào các số liệu bán hàng này xem! – Anh biết đó, Sam, đâu thể bôi son cho một con lợn được. Nếu cứ tiếp tục theo mô hình hợp tác này, chúng ta chỉ cứ như cho chuột uống sữa thôi. Phải dừng ngay và quay lại mô hình cũ – lấy khách hàng làm trọng – để quyết định tái sản xuất.”

Nếu đầu bạn quay mòng mòng vì phải nghe đống từ đó, người khác cũng vậy. Thủ phạm là thuật ngữ: dùng các biệt ngữ, thành ngữ, từ viết tắt mà chỉ một số người mới hiểu được.

Thuật ngữ – ngôn ngữ đặc biệt của một nhóm người – vẫn được sử dụng tại sở làm. Nó làm mọi người hiểu một nghĩa cụ thể nào đó thật nhanh chóng.

Tuy nhiên, thuật ngữ lại trở thành vấn đề khi nó cản trở người khác hiểu điều bạn muốn truyền đạt. Khi bạn bắt đầu dùng thuật ngữ (dù chỉ vô tình) với người nghe không phù hợp, họ sẽ rất khó hiểu.

Ngay với nhóm người dùng thuật ngữ, các ý nghĩa của chúng cũng làm các thành viên mới hiểu nhầm. Và như vậy, thuật ngữ đã sớm trở thành một rào cản trong nhóm.

Ở ví dụ trên, đồng nghiệp của Sam đã dùng 7 thuật ngữ và thành ngữ trong kinh doanh. Có thể bạn biết vài từ hoặc ngữ trong đó, nhưng bạn có hiểu người nói đang ám chỉ điều gì không? Hẳn là không. Đó là vấn đề với thuật ngữ. Nó làm hạn chế hiệu quả giao tiếp.

Sam và bất cứ người nghe nào khác sẽ dễ hiểu hơn nếu người nói chỉ diễn đạt đơn giản:

“Nhìn vào các số liệu bán hàng này xem! Chẳng tốt lành tẹo nào. Mô hình hợp tác mới này không hiệu quả. Chúng ta cần cân nhắc và quyết định cải tiến sản phẩm nhờ vào phản hồi của khách”.

Khi thuật ngữ len vào những cuộc trò chuyện

Trong bất cứ nghề nghiệp, tổ chức và nhóm chuyên môn nào cũng có một lượng từ đặc biệt có thể giúp quá trình giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm được trơn tru. Điều này tốt thôi, nếu nghĩa của chúng hoàn toàn rõ ràng đối với bất cứ ai cần hiểu được. (Đôi khi đó thậm chí lại là điều tốt với người ngoài không hiểu được. Chẳng hạn, việc bệnh nhân không hiểu được các thuật ngữ được các bác sĩ dùng để nói với nhau hóa ra lại may).

Tuy nhiên, thuật ngữ sẽ chỉ không mấy hiệu quả với nhóm khán giả không hiểu được. Một số người dùng thuật ngữ không chủ đích và nó trở nên lạc điệu. Nhưng số khác lại dùng để trông uyên bác hơn.

Đôi khi một số người có thể thay thế hoàn hảo các từ thích hợp và dễ hiểu với các thuật ngữ kèm tính võ đoán, tạo ấn tượng với khán giả. Các biệt ngữ này dường như có một ma lực tạo cho diễn giả một cảm giác thông tuệ và uyên bác hơn. Nhưng rất tiếc, đôi khi, ấn tượng họ tạo ra lại tiêu cực chứ không như dự định.

Dù bạn dùng thuật ngữ với lí do gì, nếu nó không thích hợp và có thể gây khó hiểu cho khán giả, đấy sẽ là một con dao hai lưỡi. Bạn vừa không truyền tải được thông tin, mà bạn cũng vừa chuyển đến khán giả một thông điệp tiêu cực khá hoàn hảo: Bạn mới làm cho khán giả phải suy nghĩ lại, rằng có lẽ bạn không chân thành và không đáng tin.

Tệ hơn, bạn sẽ không bao giờ biết khán giả đang chẳng hiểu gì hết, vì người ta thường không nói ra một khi đã nghi ngờ bạn, hoặc là vì họ sợ bị nghĩ là không thông minh.

Bẫy thuật ngữ

Sau đây là một số cách dùng thuật ngữ. Điều nào bạn thường dùng?

– Giao tiếp với người khác trong lĩnh vực / nhóm của mình

Ổn thôi, với điều kiện bạn chỉ dùng thuật ngữ trong trường hợp này, nhưng hãy chắc chắn mọi người đều hiểu được. Sử dụng thuật ngữ để hỗ trợ cho các thông tin chuyên ngành, và nên tránh dùng trong các trường hợp khác.

– Vô ý

Chúng ta thường dùng thuật ngữ chỉ đơn giản là vì không kịp suy nghĩ – nó trở thành một thói quen xấu. Thuật ngữ tuy thích hợp trong đội hoặc nhóm chuyên môn của bạn nhưng sẽ rất khó hiểu với dân “ngoại đạo”, ví dụ khách hàng hoặc thành viên gia đình bạn.

– Cố tạo ấn tượng

Thuật ngữ hiếm khi gây ấn tượng được với người có hiểu biết. Dường như bạn đang “cố tạo ấn tượng” hơn là “có sức ấn tượng”. Người khác có thể sẽ nghĩ bạn không chân thành hoặc làm họ khó chịu.

– Làm rối việc tiếp nhận thông tin hoặc kiến thức

Một số người lại dùng thụât ngữ khi muốn giấu một sự thật nào đó, giảm bớt tính trọng yếu, hoặc cho có vẻ kêu hơn. Tốt nhất ta nên tránh việc này vì trước sau gì nó cũng bị phát hiện. Các doanh nhân có kinh nghiệm thường không dùng thuật ngữ khi giao tiếp cũng chính vì lí do này.

– Tung hỏa mù

Đôi khi bạn không cố ý nhưng khi bạn không chắc chắn hoặc bị áp lực nên đưa ra câu trả lời toàn thuật ngữ chứ không nói thẳng. Một lần nữa, bạn nên tránh việc này để khỏi bị ấn tượng xấu.

– Cố gắng hòa nhập

Dùng chung một loại ngôn ngữ như người khác khi bạn muốn xây dựng mối quan hệ là điều tự nhiên, vì vậy thuật ngữ có ích trong trường hợp này. Tuy nhiên, hãy cẩn thận. Chỉ sử dụng thuật ngữ bạn hoàn toàn hiểu, và đảm bảo rằng khán giả khác của mình cũng hiểu được (không chỉ những người mà bạn muốn tạo ấn tượng).

Tránh thuật ngữ

Bước đầu tiên để tránh thuật ngữ là bạn phải nhận thức được mình đang sử dụng nó. Kiểm tra các bẫy thuật ngữ nói trên. Bạn có xu hướng rơi vào bất kì đối tượng nào trong số đó không? Nếu có, khi nào?

Có lẽ đấy là khi bạn ở một loại họp hành cụ thể, khi bạn đang chịu một áp lực, hoặc khi bạn đang nói chuyện với một người hay nhóm người cụ thể. Cũng có thể bạn dùng thuật ngữ công ty khi nói chuyện với người nằm ngoài cơ quan mình.

Một khi bạn đã xác định được khi bạn có xu hướng dùng thuật ngữ, hãy nghĩ đến điều bạn thực sự nói là gì. Một cách tốt là đọc lại thư từ, email hoặc các bài trình bày bạn đã viết, hoặc nghĩ về một cuộc trò chuyện cụ thể bạn đã từng tham gia, hoặc thậm chí hỏi một người quen để nhận xét. Bạn hay dùng các từ, cụm, từ viết tắt nào? Có cần thiết hoặc dễ hiểu với khán giả bạn đang nhắm đến không?

Bước cuối cùng là nghĩ về những lựa chọn thay thế cho các thuật ngữ không cần thiết. Tự hỏi những gì bạn có thể nói khác đi để mọi thứ tường minh hơn. Với các câu hỏi bạn thường trả lời với thuật ngữ, hãy tập thay thế bằng các câu trả lời đơn giản và rõ ràng hết sức có thể.

Điểm cốt lõi:

15phut.vn thấy để giao tiếp hiệu quả, phải giải quyết việc dùng thuật ngữ. Nó làm mọi người không hiểu bạn rõ ràng và hoàn toàn.

Thay vào đó, bằng việc học dùng ngôn ngữ hàng ngày đơn giản, việc giao tiếp của bạn sẽ hiệu quả và gần gũi hơn với khán giả.

Một quy tắc đơn giản: Nói rõ ràng luôn tốt hơn vắn tắt hoặc “thâm nho”.

Với giao tiếp không cần thuật ngữ, không những bạn được người khác hiểu, mà bạn còn trở nên chân thành, đáng tin và đồng điệu với khán giả.

15 phút sưu tầm và biên tập

Comments

comments