Chủ tọa cuộc họp từ xa

Chủ tọa hiệu quả các buổi họp qua điện thoại

Bạn đã bao giờ tham dự buổi họp từ xa mà đáng thất vọng vào không hiệu quả chưa? Có thể bạn sẽ biết có nhiều thứ sai lầm – công nghệ thì khó hiểu hoặc không đáp ứng được yêu cầu, có quá nhiều người gọi đến, hoặc bạn không biết ai ở đầu kia, tắt bật phím câm, những người mới vào và gây gián đoạn cuộc họp, người này nói khi người kia đang phát biểu.

Với tất cả những lộn xộn này, các vấn đề thường không rõ ràng và không có kết luận, điều này làm giảm hiệu quả của các công cụ liên lạc có vẻ rất vô giá này trên phương diện tiết kiệm thời gian đi lại và bảo vệ môi trường.

Trong các buổi họp mặt trực tiếp, chúng ta thường dựa vào ngôn ngữ cơ thể và các công cụ hình ảnh khác để điểu hành người tham dự. Nhưng những điều này không tồn tại trong cuộc họp qua điện thoại, vì thế rất dễ để chủ tọa bị rối và mất kiểm soát, hoặc khiến cho sự kiện này không mang lại sự hài lòng cho người tham dự. Điều này gây bức xúc cho tất cả những người liên quan, và nó chắc chắn sẽ gây thất vọng khi những thất bại này đồng nghĩa với việc cuộc họp không đạt được các mục tiêu đề ra.

Vậy bạn có thể làm gì để dảm báo các cuộc họp qua từ xa mà bạn phải điều khiển trở nên năng suất và có hiệu quả?

Bài viết của 15phut.vn về việc tổ chức buổi họp hiệu quả đưa ra những nguyên tắc và kỹ năng đơn giản đối với buổi họp mặt trực tiếp. Bạn sẽ cần những kỹ năng tương tự để điều hành cuộc họp từ xa, nhưng bạn có thể cần nhấn mạnh hay thay đổi một chút ở một vài phương diện.

Làm cho cuộc họp từ xa trở nên hiệu quả

Khi bạn sắp xếp 1 cuộc họp từ xa, hãy tuân theo các nguyên tắc chung sau đây:

Làm ngắn gọn

    – Buổi họp diễn ra càng nhanh càng tốt. Những buổi họp ngắn gọn, nhiều năng lượng thường hiệu quả hơn mà ít tốt kém hơn những cuộc họp diễn ra lâu. Những người tham dự các cuộc họp nhanh gọn cũng nhiệt tình và đánh giá cao về cuộc họp này hơn.

Cũng tương tự như vậy, chương trình họp của bạn cần phải xác đáng và có ý nghĩa. Hãy đảm bảo rằng bạn có thể đưa ra một cách hợp lý về mục đích ban đầu trong khung thời gian đã định, và xác định cụ thể những mong muốn của bạn. Điều này sẽ làm tăng khả năng thành công của buổi họp.

Hạn chế số người tham dự – giữ cho cuộc họp ở con số tối tiểu mà bạn chắc chắn cần. Nếu có quá nhiều người trên đường dây, bạn sẽ không tận dụng được tối đa thời gian của từng người. Trong khi bình thường bạn có thể tập hợp cả đội theo những cuộc họp thông lệ, đối với họp từ xa, hãy chỉ mời những người thực sự cần thiết để đạt được mục đích của cuộc họp.

Có thể có những người chỉ đơn giản là muốn nghe cuộc họp để biết điều gì đang diễn ra. Nhưng nếu những người đó không thể góp ích gì cho tiến trình, và không tham gia một cách tích cực, thì cũng cần phải cân nhắc việc để họ đọc biên bản họp hoặc bản ghi sau đó, hơn là so với việc “tham dự”. (bạn có thể chỉ ra là điều này sẽ tốn ít thời gian của họ hơn)

Lời khuyên:

Thuê các đơn vị ghi âm có thể nhanh và hiệu quả không ngờ, nếu bạn quyết định ghi âm cuộc gọi.

Chúng ta bây giờ sẽ xem xét các chi tiết cần chuẩn bị cho cuộc hội thảo từ xa

Trước cuộc hội thảo từ xa

Cân nhắc các khía cạnh sau trước khi hội thảo bắt đầu:

  • Lên lịch – Không giống với các cuộc họp gặp mặt, những người tham dự hội thảo từ xa có thể ở những múi giờ khác nhau.  Nhớ kiểm tra điều này khi bạn lên lịch buổi họp (website  (www.timeanddate.com có nhiều tính năng thú vị về điều này)
  • Chương trình họp – gửi chương trình họp đi từ trước buổi họp. Điều này thậm chí là tối quan trọng đối với 1 cuộc họp từ xa hơn là với cuộc họp thông thường. Dành nhiều thời gian để người tham dự phản hồi nếu họ muốn thay đổi chương trình họp
  • Hướng dẫn kỹ thuật – thông báo rõ ràng đến tất cả người tham dự về việc tham gia cuộc họp như thế nào. Và cũng phải sắp xếp và thử thiết bị chạy tốt trước đó. Ngoài ra, cũng cần chuẩn bị 1 kế hoạch dự phòng về vấn đề kỹ thuật.
  • Nghi thức và nguyên tắc –  đây là vấn đề lớn đối với họp qua điện thoại. Thông báo đến từng người về các quy định của bạn về những vấn đề sau:
    • Giới thiệu– Bạn có thể chỉ muốn đơn giản rằng mọi người nêu tên mình, hoặc bạn có thể cần giới thiệu mọi người: Những người tham dự thực sự muốn biết ai đang ở trên đường dây! Bạn cũng có thể cần phải thêm một số lời nhận xét để cung cấp thông tin nhằm giúp mọi người tập trung vào cuộc họp
    • “Những người đến muộn” – Nhất quán về tính nhanh chóng, và không mất nheiefu thời gian để nói lại về các chủ đề nếu có người đến muộn. Hệ thống họp từ xa thường bao gồm phần tuyên bố những người nào đã tham gia cuộc họp, và điều này có thể gây ra gián đoạn nếu mọi người đến muộn. Trong một vài tình huống (như đang thảo luận vấn đề không quá bí mật, thì có thể tắt chức năng này đi nếu có thể.
    • Nút câm – Bật, tắt nút câm có thể làm gián đoạn buổi họp. Nếu những người tham dự còn làm việc khác nữa trong văn phòng, việc họ dùng phím câm sẽ rất tquan trọng để những người khác không nghe thấy công việc của họ. Khi họ có việc riêng, hãy yêu cầu họ sử dụng nút câm ở điện thoại của họ, hoặc yêu cầu mọi người cùng chuyển chế độ im lặng và đàm thoại cùng lúc.
    • Làm nhiều việc 1 lúc – Yêu cầu mọi người tránh làm các việc khác trong suốt buổi họp. Bạn không thể điều khiển các hành vi của họ, vì bạn ko ở chung phòng với họ, nhưng cuộc họp từ xa đòi hỏi tập trung cao độ. Giữ buổi họp cấu trúc chặt chẽ để những người họp chú ý vào cuộc gọi, chứ không bắt đầu kiểm tra thư hoặc làm việc khác. Nếu bạn chủ trì hội thảo từ xa giữa các nhóm, với vài người trên một đường dây, thì tốt nhất là bố trí 1 phòng đặt biệt với các thiệt bị hội thảo từ xa. Điều này đảm bảo cả nhóm sẽ có không gian yên tĩnh và ý bị phân tán.
    • Sắp xếp việc đối thoại – Bạn có cho mỗi thành viên một thời gian nhất định để phát biểu hay không? Nếu có thứ tự người được nói, sau đó là thảo luận mở – hoặc lúc nào cũng là thảo luận tự do? Làm thế nào để mọi người biết lúc nào họ có thể nói? Hãy thông báo cho người dự họp về cấu trúc và tiến trình buổi họp trước khi buổi họp bắt đầu.

Trong buổi họp

Trước khi xem xét các đề nghị cụ thể, hãy suy nghĩ về vị trí chủ tọa hoặc điều phối. Người chủ tọa tốt nhất cho hội thảo từ  xa là những người có tính cách mạnh mẽ để lôi cuối tất cả mọi người vào cuộc họp và nhanh chóng chiếm được niềm tin của họ. Duy trì sự tham gia tích cực của mọi người là điều quan trọng để đạt được mục đích của bạn: Một bài thuyết giảng nhàm chán của chủ tọa có thể nhanh chóng làm cho người tham dự mất đi hứng khởi.

Xin lưu ý là những điều này không có nghĩa là bạn phải nói to hoặc quá hoạt nào. Bạn chỉ cần làm như sau:

  • Xem xét đến sự thoải mái, đồng thuận và tích cực của người tham dự. Một buổi hội thảo từ xa – thậm chí là hơn cả một cuộc họp trực diện – phải thu hút được sự chú ý và có sự đa dạng về nội dung và hình thức.
  • Thực hành việc phát biểu – bạn cần phải rõ ràng, âm lượng vừa đủ, thay đổi giọng nói và nhịp điệu bài phát biểu.
  • Cân nhắc cách cách thức để người tham gia thấy  an toàn và được tôn trọng.
  • Tuân theo các nguyên tắc của bạn, và nhất quán về việc gửi các bản kết luận về vấn đề đã được thảo luận hoặc quyết định
  • Sau buổi họp, yêu cầu mọi người đánh giá về công việc của bạn – từ 1 vài người tham dự hoặc 1 đồng nghiệp đáng tin cậy.

Khi mọi người đã kết nối, bạn bắt đầu buổi họp thì hãy lưu ý các điều sau:

  • Để mọi người xưng tên mình – Khi phù hợp, hãy nói tên của bạn trước khi phát biểu và yêu cầu những người khác cũng làm như vậy.
  • Cắt ngang khi cần – Tùy thuộc vào thời lượng quy định, bạn có thể không muốn mọi người nói trong thời gian dài. Trong cuộc hội thảo từ xa, chủ tọa thỉnh thoảng phải lịch sự cắt ngang: “ Bill, anh có thể tóm lược lại các ý anh muốn trình bày không?” hoặc “Susan, chúng ta đã sắp hết thời gian để nói về vấn đề này, vì thế hãy đưa nêu quan điểm của cô nếu có thể.” Sau khi người đó đã nói xong, sẽ rất thông minh nếu bạn cảm ơn người đó và tạo một sự kết nối tích cực giữa lời phát biểu của người đó với chủ đề thảo luận. Bằng cách này, bạn thể hiện sự tôn trọng đối với những đóng góp của người nói. Nếu bạn thường có những đại biểu nói quá lâu, bạn có thể chị định 1 người quản lý thời gian mỗi người được phép phát biểu.
  • Cho phép mọi người được nói – Có những người thường chỉ lắng nghe mà không đóng góp gì cho cuộc họp, vì thế hãy chắc chắn là tất cả mọi người đều được gọi. Tất nhiên, nếu nhiều người tham gia, điều này ít có khả năng xảy ra. Và vì thế, 1 lần nữa, hãy giữ cho cuộc họp của bạn ở số lượng hợp lý. 8 – 10 người là tối đa, trừ khi bạn đang chủ trì 1 buổi tọa đàm từ xa với 1 người nói trong thời gian dài.
  • Bình tĩnh – Đôi khi cuộc thảo luận trở nên ngoài tầm kiểm soát, với tất cả mọi người đều nói cùng lúc. Sẽ không ích gì nếu mọi người, trong đó có bạn – gào lên để người khác nghe mình nói. Hãy nói bằng sự bình tĩnh, và yêu cầu trật tự. Nhắc lại yêu cầu của bạn nhiều lần nếu cần. Cuối cùng, cả nhóm sẽ lắng xuống.
  • Ghi biên bản – Lưu giữ biên bản hoặc chỉ định 1 người ghi biên bản. Việc lưu trữ tài liệu rất quan trọng. Nếu có người ghi biên bản, hãy kiểm tra định kỳ để chắc chắn rằng người đó theo kịp tiến độ cuộc họp.

Sau cuộc hội thảo

Khi cuộc họp đã kết thúc, hãy làm những điều sau:

  • Gửi tất cả những người tham dự 1 biên bản họp hoặc bản ghi âm.
  • Cho họ cơ hội để phản hồi về quá trình họp và những điều đã làm được. Yêu cầu mọi người cho ý kiến về khía cạnh kỹ thuật của cuộc họp. Và sau đó, đừng quên những kiến nghị của họ – hãy cố gắng sử dụng những ý kiến hữu ích cho buổi họp sau.
  • Nghĩ ra cách để chỉ định các thành viên của nhóm làm việc về các mục hành động theo đôi hoặc theo nhóm nhỏ. Điều này thúc đẩy sự đoàn kết và giúp các thành viên biết lẫn nhau giữa các cuộc họp – điều này có thể giúp cho cuộc họp từ xa lần sau trở nên dễ dàng hơn.

Điểm cốt lõi:

Điều hành hiệu quả buổi họp từ xa đòi hỏi những kỹ năng tương tự như cho bất cứ buổi họp mặt nào. Nhưng bạn phải thay đổi một số điều như lên lịch, gửi chương trình họp và nguyên tắc họp và quản lý cuộc thảo luận “ảo”.

Hãy hạn chế cuộc hội thảo theo nhóm nhỏ và trong thời gian ngắn. Điều này giúp người họp tập trung hiệu quả hơn và năng suất hơn – giúp tiết kiệm tiền cho bạn. Một chủ tọa hội thảo từ xa giỏi là người bình tĩnh, biết lường trước, cuống hút và luôn giữ kiểm soát. Người này sẽ nhanh chóng chiếm được niềm tin của người họp và làm nhóm trở nên hứng thú.

15 phút sưu tầm và biên tập

Comments

comments