Cách viết thư, email hiệu quả

6424

Để thông điệp được ghi nhận và thực thi

Mọi người có trả lời thư theo cách mà bạn muốn? Có phải họ thường làm lơ hoặc hay bỏ qua những thông tin quan trọng không? Bạn có tin rằng mình đã tạo được ấn tượng tốt nhất qua bức thư đó không?

Thật ra có một vài quy tắc đơn giản giúp bạn soạn thảo thư tín hiệu quả để gây ấn tượng tích cực với người đọc. Chúng ta sẽ xem xét các nguyên tắc ấy ngay sau đây và minh họa chúng bằng ví dụ ở cuối mỗi phần.

Tiêu đề nên nằm ở dòng đầu tiên

Tiêu đề của một bài báo thường có 2 chức năng: thu hút sự chú ý của người đọc và giới thiệu nội dung chính của bài báo. Chỉ cần đọc tiêu đề, bạn hoàn toàn có thể quyết định xem có nên đọc tiếp hay không. Tiêu đề của email cũng tương tự như vậy! Hãy sàng lọc từ ngữ một cách kỹ lưỡng để người nhận nhìn sơ qua cũng có thể biết được nội dung của  email.

Nếu email của bạn thuộc một danh mục email thường xuyên nào đó, ví dụ báo cáo hàng tuần, thì hãy để ngày tháng ở ngay phần tiêu đề. Nếu email của bạn cần được hồi đáp thì nên thêm nội dung kêu gọi người nhận phải hành động ví dụ như “làm ơn hồi đáp vào ngày 7 tháng 11”

Không ai thích nhận thư rác cả. Do đó, nếu biết cách viết tiêu đề hợp lý, email của bạn sẽ có khả năng được đọc thay vì bị xóa ngay khỏi hộp thư.

Một bài báo không thể không có tiêu đề, và một email cũng vậy. Đừng bao giờ để trống phần tiêu đề, nếu không, thư của bạn sẽ dễ dàng bị xem là thư rác đấy!

Ví dụ về một bức thư còn thiếu sót

Chủ đề: cuộc họp

Chào Jim,

Tôi chỉ muốn nhắc anh về cuộc họp vào tuần sau. Hãy cho tôi biết nếu anh có bất cứ thắc mắc gì.

Thân chào,

Mark

Đây là một bức thư giao tiếp kém, vì nhiều lý do. Trước tiên hãy mổ xẻ phần tiêu đề là “cuộc họp”

Tại sao đây là một tiêu đề tồi?

Vì ở đây không có bất cứ thông tin nào về buổi họp. Nếu đang bị kín lịch với các buổi họp thì bạn sẽ tự hỏi: Mark đang nói về cuộc họp nào nhỉ? Và tiêu đề này cũng không rõ ràng, không đề cập tới việc cuộc họp sẽ diễn ra ở đâu và khi nào?

Hơn nữa, bức thư này còn thiếu nhiều thông tin cụ thể do đó sẽ bị liệt vào dạng “thư rác” và có nguy cơ bị xóa bỏ ngay trước khi đọc.

Giọng điệu của bức thư thì khá thân thiện nhưng chỉ thiếu các thông tin thiết yếu. Nếu Jim chưa biết gì về buổi họp hoặc anh quên mất về buổi họp này, anh ta lại phải liên lạc lại để biết thêm thông tin.

Ví dụ về cách viết thư hiệu quả

Tiêu đề: Nhắc nhở về buổi họp lúc 10 giờ sáng ngày 10/05 về việc thông qua quy trình

Chào Jim,

Tôi chỉ muốn nhắc anh về cuộc họp về việc thông qua tiến trình mới vào lúc 10:00 sáng, ngày thứ 2, 5/10, tại phòng hội nghi A.

Hãy cho tôi biết nếu anh có bất cứ câu hỏi nào (x3024)

Thân chào,

Mark

Hãy xem nào, tiêu đề của bức thư này có rõ ràng không?

Điều tuyệt vời là tiêu đề của bức thư này giúp người đọc biết được nội dung bên trong ngay cả khi chưa đọc hết toàn bộ bức thư.

Tiêu đề của bức thư rõ ràng là một ý tưởng rất hữu ích. Mỗi khi liếc qua hộp thư, người nhận sẽ được nhắc nhở về buổi họp ngay lập tức.

Mỗi bức thư chỉ nên truyền tải một thông điệp

Một trong những lợi thế của thư điện tử so với thư tay là dù gửi một hay nhiều thư điện tử thì chi phí cũng không thay đổi gì. Vì vậy, nếu cần giao tiếp với ai đó về nhiều công việc khác nhau, hãy viết email riêng cho mỗi công việc.

Có thư, chỉ nên yêu cầu trả lời ngắn gọn để người đọc có thể trả lời ngay. Có thư, lại nên đòi hỏi người nhận phải xem xét nhiều hơn. Bằng cách đó, bạn có thể nhận được câu trả lời rõ ràng cụ thể cho từng vấn đề và giúp người đọc vừa trả lời trong thời gian thích hợp vừa quản lý hộp thư cá nhân tốt hơn.

Nếu bạn muốn đề cập đến nhiều vấn đề trong một email – có thể vì nội dung của chúng cùng liên quan tới một dự án – thì nên trình bày mỗi vấn đề trong từng đoạn riêng biệt có đánh số thứ tự. Như vậy, mỗi vấn đề sẽ được nổi bật và sẽ được người đọc chú ý đến.

Tương tự như thư tay, thư điện tử cũng cần phải rõ ràng và súc tích, mục đích của thông điệp phải được thông báo ở đoạn đầu tiên. Câu cú cần phải ngắn gọn và xoáy thẳng vào vấn đề. Phần nội dung chính của bức thư nên đi thẳng vào vấn đề, đưa ra những thông tin thiết yếu (xem bài viết của 15phut.vn về kỹ năng viết và tam giác hùng biện).

Ví dụ về một bức thư tồi

Chủ đề: Chỉnh sửa về báo cáo doanh số

Chào Jackie,

Cám ơn vì đã gửi bảng báo cáo cho tôi vào tuần trước. Tôi đã đọc qua và thấy rằng chị cần phải thêm thông tin cụ thể về số liệu doanh số bán hàng trong mục 2. Ngoài ra phong cách viết nên trang trọng hơn, vì ban điều hành sẽ xem bảng báo cáo này để đánh giá tính chuyên nghiệp của chúng ta.

Thêm nữa, chúng ta sẽ có cuộc họp với bộ quan hệ công chúng vào ngày thứ sáu này về chiến dịch quảng cáo mới, vào lúc 11:00 tại phòng hội nghị nhỏ.

Cho tôi biết chị có sắp xếp được thời gian không.

Cám ơn

Monica

Monica đã viết một tiêu đề khá xuất sắc và đề cập đến những vấn đề cô muốn Jackie chỉnh sửa trong bảng báo cáo cũng khá rõ ràng.

Thế thì cô ấy sai ở đâu?

Vấn đề nằm ở đoạn thứ hai. Đoạn này cập đến cuộc họp khá quan trọng nhưng lại được gộp chung trong email chi tiết nói về việc chỉnh sửa báo cáo. Nếu Jackie không ghi lại thời gian cuộc họp vào lịch thì cô sẽ phải nhớ sự kiện này trong email có tiêu đề “chỉnh sửa báo cáo doanh số”. Thật là không hợp lý tí nào!

Sự kết hợp “hai trong một” này sẽ khiến nguy cơ một trong hai vấn đề sẽ bị lãng quên. Vậy thử xem cô ấy có thể cải thiện vấn đề này như thế nào.

Ví dụ tốt hơn

Chủ đề: Yêu cầu chỉnh sửa báo cáo doanh số bán hàng

Chào Jackie,

Cám ơn vì đã gửi bảng báo cáo cho tôi vào tuần trước. Tôi đã đọc qua và thấy rằng chị cần phải thêm thông tin cụ thể về số liệu doanh số bán hàng trong mục 2. Ngoài ra phong cách viết nên trang trọng hơn vì ban điều hành sẽ xem bảng báo cáo này để đánh giá tính chuyên nghiệp của chúng ta.

Cảm ơn chị đã đầu tư cho bản báo cáo này.

Monica

VÀ gửi một email khác.

Chủ đề: Thứ sáu ngày 10/9, cuộc họp với bộ quan hệ công chúng vào lúc 11 giờ sáng.

Chào Jackie,

Chúng ta sẽ có cuộc họp với bộ quan hệ công chúng vào ngày thứ sáu này về chiến dịch quảng cáo mới, vào lúc 11:00 tại phòng hội nghị nhỏ. Cho tôi biết chị có sắp xếp được thời gian không.

Cám ơn

Monica

Việc chia hai thông tin quan trọng ra từng phần riêng biệt sẽ giúp Jackie dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết trong hộp thư cũng như dễ dàng  lưu giữ những bức thư có liên quan. Khi đã gửi xong email về phần chỉnh sữa lại, Jackie thể xóa nó đi nhưng vẫn có thể giữ lại email về cuộc họp đến cuối tuần.

Xác định câu trả lời bạn muốn nghe

Trong email phải ghi lại tất cả hành động cần người đọc phải thực hiện như gọi điện thoại hoặc sắp xếp một cuộc hẹn. Ngoài ra, phải nhớ đính kèm thông tin liên lạc bao gồm: tên, tiêu đề, và số điện thoại ngay cả khi gửi thư trong nội bộ để tạo điều kiện cho người đọc dễ dàng trả lời. Và thường là họ sẽ làm như bạn mong muốn.

Ví dụ chưa hay

Từ: reliablelandscapes@15phut.vn

Tiêu đề: Đề xuất

Lynn,

Chị đã nhận được đề xuất của tôi vào tuần trước chưa? Tôi vẫn chưa nhận được sự hồi âm của chị.

Hãy gọi cho tôi để thảo luận về việc này nhé

Cám ơn!

Peter

Một số thông tin quan trọng trong bức thư này đã bị bỏ quên.

Thiếu sót đầu tiên là thiếu thông tin về lời đề xuất. Nhỡ Lynn có quá nhiều lời đề xuất thì đâu là lời đề xuất mà người viết muốn nhắc đến? Ngoài ra, đề xuất này được gửi qua bưu điện hay gửi qua email?

Thiếu sót thứ hai, là người viết không cung cấp bất kì thông tin nào để Lynn có thể liên lạc lại. Không có số điện thoại văn phòng, không có điện thoại di động hay danh thiếp gì cả. Vậy là Lynn sẽ phải tốn công đi tìm lại những thông tin này rồi.

Và điều đáng trách nhất là anh ấy đã không cung cấp đầy đủ thông tin về họ tên và tiêu đề ở phần sau cùng của bức thư tín.

Ví dụ hay

Tiêu đề: Hỏi về đề xuất của Reliable Lanscapes

Lynn thân mến,

Tôi chỉ muốn hỏi thử chị đã nhận được Đề xuất của chúng tôi vào tuần trước hay chưa. Tôi vẫn chưa nhận được hồi âm của chị.

Hãy gọi cho tôi trước thứ năm để thảo luận về vấn đề này nhé. Vì thời hạn giảm giá của bên tôi sắp hết hạn rồi, chị nên nhanh lên nhé!

Liiên lạc ngay với tôi qua di động nhé

Cám ơn,

Peter Schuell, Owner

Reliable Landscaping, Inc.

555.134.5598 (văn phòng)

555.134.2929 (di động)

Trong thư này, Peter đã cung cấp đầy đủ thông tin mà Lynn cần. Cô ấy biết Peter đã gửi đề xuất qua thư điện tử vào tuần trước và muốn cô liên lạc với anh trước ngày thứ năm bằng số di động.

Quan trọng nhất là Peter đã cung cấp tên và tiêu đề ở ngay bên dưới bức thư tín để Lynn có thể nhận ra anh là ai.

Sử dụng tiêu đề EOM

Khi bạn cần truyền tải một thông điệp ngắn ngọn, bạn có thể dùng kỹ thuật EOM viết tắt của chữ End of Message.

Theo đó, bạn có thể đặt tất cả những thông tin liên quan chỉ trong một dòng tiêu đề và ở cuối ghi thêm chữ “EOM”. Nhờ đó, người nhận có thể dễ dàng cập nhật được thông tin mà thậm chí không cần phải mở emai bởi dòng tiêu đề cũng chính là toàn bộ nội dung thông điệp.

Ví dụ

Tiêu đề: Họp vào 10/05 lúc 10 giờ sáng, tại phòng hội nghị, Thông qua Quy trình EOM

Trở thành chuyên gia thư tín

Để trở thành một chuyên gia thư tín, bạn nên thường xuyên kiểm tra hộp thư và trả lời một cách hợp lý. Thói quen này vừa bày tỏ thái độ lịch sự vừa khuyến khích người khác trả lời thư của bạn theo đúng hạn. Nếu trong thư yêu cầu bạn phải trả lời một cách chi tiết nhưng bạn vẫn chưa có thời gian để làm điều đó, hãy gửi một bức thư hồi âm để thông báo rằng bạn đã nhận được thông tin, và hẹn rõ khi nào bạn sẽ gửi email trả lời chi tiết.

Bạn có thể quy định thời gian kiểm tra email tùy vào tính chất công việc, nhưng tránh ngưng công việc giữa chừng để kiểm tra mail chỉ vì bạn không biết có gì vui trong email đó không.

Luôn luôn đặt ở chế độ “ra ngoài” nếu bạn không thể kiểm tra hộp thư trong một hay nhiều ngày, hoặc ngay cả khi đang họp.

Thư nội bộ

Thư nội bộ cũng không nên viết theo kiểu thân mật suồng sã vì có thể thư này sẽ được in ra cho nhiều người đọc chứ không chỉ viết riêng cho người nhận. Nhớ bật công cụ kiểm tra lỗi chính tả và tránh việc sử dụng tiếng lóng trong thư.

Để biết thêm nhiều gợi ý sử dụng thư điện tín một cách hiệu quả cũng như tìm cách giảm tải cho hộp thư, hãy tham khảo bài viết Quản lý email hay bị email quản lý.

15 phút sưu tầm và biên tập.

Comments

comments