Lập trật tự cho những buổi họp hỗn loạn
Tóm ý của cuộc thảo luận mà bạn đang theo dõi.
Nhiều cuộc họp được tổ chức nhằm khám phá 1 chủ đề hay giải quyết 1 vấn đề, và trong số đó có nhiều buổi học thành công.
Tuy nhiên, vài buổi họp lại trở nên phức tạp và mất tổ chức, và gây thất vọng cho người tham dự. Có quá nhiều quan điểm, nhiều tiếng nói cạnh tranh – và có nhiều cách để buổi họp trở nên lạc lối. Cuộc thảo luận thường đi quá xa so với vấn đề hay câu hỏi ban đầu. Những đóng góp có giá trị thì bị lờ đi. Và khi 1 quyết định được đưa ẩ, thường rất khó nhớ những chuỗi suy nghĩ dẫn đến quyết định đó.
Chúng ta vấp phải khó khăn này vì giải quyết vấn đề không mấy khi là 1 quá trình tuyến tính. Vì các suy nghĩ và ý tưởng chúng ta cứ liên tiếp nảy ra, nên cuộc thảo luận cũng thế. Một vài cá nhân có thể nói quá nhiều về chủ đề yêu thích, những người khác lại lạc sang những chủ đề ít liên quan (nhưng thú vị hơn), và cuộc nói chuyện cứ dẫm chân tại chỗ cho đến khi bạn quên mất là bạn đã bắt đầu từ đâu, hoặc trở nên thất vọng rằng mình vẫn đang ở tại vĩ trí đó bởi vì điều đó dễ dàng hơn.
Vậy, làm thế nào để bạn có thể đánh tan sự thất vọng và giữ việc giao tiếp trong buổi họp đi đúng hướng trong các tình huống này? Hãy cân nhắc việc sử dụng 1 kỹ thuật đơn giản và hiệu quả gọi là Lập bản đồ hội thoại.
Một ví dụ về hội thoại
Hãy xem cuộc hội thoại sau giữa 4 đồng nghiệp trong 1 buổi họp:
Paul: Về buổi họp ngày hôm nay, tôi muốn bàn về vấn đề nghỉ làm và tìm cách giải quyết vấn đề này.
Robert: À, vấn đề thật sự duy nhất là chỉ có 1 vài người thực sự hay vắng mặt. Họ vắng mặt còn nhiều hơn là đi làm.
Jacklyn: Thật ra, tỷ lệ vắng mặt chung đã tăng gấp đôi so với năm ngoái, và xu hướng còn tiếp tục tăng lên.
Robert: Chúng ta phải đuổi việc những người làm tăng tỷ lệ vắng mặt. Đó là cách giải quyết vấn đề.
Kerry: Tôi không nghĩ là đơn giản như thế, Robert. Chúng ta cần phải tìm ra lý do tại sao tỷ lệ vắng mặt lại tăng cao. Những người có tỷ lệ vắng mặt cao đã làm cho chúng ta lâu hơn 1 năm. Tại sao tỷ lệ vắng mặt của họ lại tăng nhiều như vậy trong năm ngoái? Và tỷ lệ vắng mặt của những người khác cũng tăng lên đấy chứ.
Jacklyn: Tôi nghĩ có thể là những thay đổi mà chúng ta gặp phải trong năm qua. Chúng ta có chủ tịch mới. Các vị trí thay đổi. Mọi người cảm thấy là thế giới công việc của họ bị đảo lộn hết.
Robert: Đúng, đúng, đúng. Thật là tệ. Vị trí của tôi cũng bị đổi, tôi luôn không gọi điện báo ốm. Chúng ta đã tạo ra những thay đổi để tốt hơn, vì thế hãy loại bỏ những người này và hãy thực sự làm mọi việc tiến triển.
Paul: Robert có ý đúng đấy. Một số người chấp nhận thay đổi hơn những người khác. Trong ngành của chúng ta, tốc độ thay đổi thì cao hơn các ngành khác. Chúng ta cần phải tìm những người có khả năng xử lý với kiểu môi trường làm việc như thế này.
Jacklyn: Đúng vậy, chúng ta có lẽ không cần phải thực phải làm công việc tuyển người phù hợp với văn hóa của công ty ta quá kỹ. Tôi cho là chúng ta nên tập trung và lĩnh vực đó…
Đột nhiên, cuộc họp chuyển sang 1 hướng mới – thiết kế lại quy trình tuyển dụng – khi mà mục tiêu ban đầu của buổi họp là thảo luận rộng rãi về nguyên nhân gây ra vấn đề nghỉ làm.
Tất nhiên, quy trình tuyển dụng có thể là 1 yếu tố trong vấn đề này, nhưng nó cần ghi nhận là 1 lý do tiềm năng, và không gì hơn thế. Đây tất nhiên không phải lúc hay chỗ để đi chi tiết vào vấn đề làm thế nào để tuyển dụng 1 cách khác đi, nhất là khi không có số liệu nào cho thấy tuyển dụng thực sự là 1 nhân tố tạo nên vấn đề
Đây chính là nơi mà kỹ thuật Lập bản đồ hội thoại phát huy tác dụng
Lập bản đồ hội thoại là gì?
Một bản đồ hội thoại giúp bạn phát hiện vấn đề theo 1 cách có hệ thống và tổ chức. 1 người hỗ trợ sẽ chiếu Bản đồ hội thoại lên tường hoặc màn chiếu, bản đồ được cập nhật liên tục để thể hiện tất cả những gì đang được thảo luận. Điều này có nghĩa là tất cả các ý kiến đều có tỷ lệ và tầm quan trọng như nhau trên giấy, dù ai khởi nguồn ý kiến hoặc ý kiến đó được bình luận bao nhiêu lần đi chăng nữa. Vì thế, mọi người sẽ dễ dàng đạt được sự hiểu biết chung, do các vấn đề và ý kiến ghi lại ngay lập tức để mọi người cùng xem.
Vì thế, thay vì chỉ dựa vào trí nhớ, hệ thống này nhận ra rằng giải quyết vấn đề sẽ bao gồm 1 cuộc hội thoại luôn thay đổi và phát triển. Và nó giúp bạn nắm được các ý mà không bị kéo ra khỏi những lời bàn về vấn đề trung tâm.
15phut.vn thấy một vài ích lợi của lập bản đồ hội thoại như sau:
- Nó giúp đoan chắc với mọi người rằng các ý kiến của họ được chấp nhận và hiểu, nghĩa là họ có thể dừng việc biện hộ cho ý đó, và có thể chuyển sáng vấn đề khác.
- Sự hợp tác giữa mọi người sẽ tăng lên, vì mọi người có thể thấy ngay là ý kiến của họ liên quan đến bức tranh lớn thế nào và đến các ý kiến khác thế nào.
- Các ý kiến được tổ chức và cấu trúc, đồng nghĩ với việc mọi người có thể dễ dàng chỉ ra những khoảng trống, những đoạn bị mất, họ có thể phân tích các vấn đề có phương pháp hơn, và có thể nghĩ đến 1 loạt các giải pháp tiềm năng và toàn diện hơn.
- Sự tập trung của người tham dự sẽ chỉ về bản đồ chứ không phải việc khác. Điều này cho phép cuộc thảo luận diễn ra chân thực và bớt căng thẳng.
- Cuộc hội thoại được ghi lại, vì thế những người không tham dự có thể được cập nhật nhanh chóng, và nhiều năm sau, họ có thể theo dõi được logic của bạn và hiểu tại sao ban lại làm điều bạn đã làm
Áp dụng kỹ thuật lập bản đồ hội thoại
Để sử dụng kỹ thuật này, bạn cần 3 thứ: 1 người hỗ trợ đã được đào tạo, 1 bảng vẽ, bản trắng, hoặc máy tính với máy chiếu số liệu.
Người hỗ trợ chịu trách nhiệm điều hòa buổi họp. Anh ấy hoặc cô ấy sẽ tạo ra và cập nhật bản đồ trong khi cuộc hội thoại vẫn tiếp tục phát triển.
IBIS (Issue-Based Information System – hệ thống thôn tin dựa trên vấn đề) là ngôn ngữ ký hiệu dùng cho lập bản đồ hội thoại. Các ký hiệu biểu hiện cho các sự kiện khác nhau trong hội thảo, gồm các ký hiệu trong hình 1.
Học viện Compendium đã có phần mềm miễn phí mà bạn có thể download để tạo ra các bản đồ hội thoại. Bấm chuột vào đây biết thêm: http://www.cognexus.org/download_compendium.htm
Mọi người trong cuộc họp chuyển những ý kiến của họ đến người hỗ trợ, người này sẽ ghi các ý tưởng và ý kiến góp ý mới thành các yếu tố mới trong bản đồ. Điều này này không chỉ ghi lại quá trình tư duy, nó cũng chấn an mọi người rằng tất cả các ý đều được lắng nghe.
Với một Bản đồ hội thoại, các ý kiến thảo luận trở nên rõ ràng và dễ nhớ. Các ý kiến đóng góp được tổ chức tốt hơn và dường như liên quan đến vấn đề chung hơn, chứ không phải là chỉ 1 vấn đề riêng lẻ.
Khi các ý kiến đóng góp không hiệu quả, người hỗ trợ giữ cho cuộc thoại đi đúng hướng. Vì thế, khi 1 người bắt đầu tranh cãi hay cứ nêu 1 vấn đề nhiều lần, người hỗ trợ có thể chỉ cần hỏi người đó có thể thêm được ý gì mới không. Nếu không, cuộc hội thoại sẽ nhanh chóng đi tiếp. Điều này giúp mọi người tập trung, với sự chú ý hướng về phía bản đồ đang dần phát triển hơn là quan tâm đến việc làm cho ý kiến của họ được lắng nghe.
Bản đồ hội thoại cho cuộc họp ở phần đầu được trình bày như Hình 2
Với kỹ thuật lập hội thoại bản đồ, đề nghị vội vàng của Robert có thể dễ dàng bị áp đảo bởi ý kiến khách quan hơn từ Jacklyn, nhất là nếu anh khăng khăng với cách tiếp cận của mình và cô ấy ít nói hơn. Bản đồ tập trung chú ý đúng mới vào những ý kiến khách quan của Jacklyn về các số liệu thống kê về tỷ lệ vắng mặt, và chỉ ra lỗi trong các lập luận của Robert.
Quan trọng nhất là Bản đồ hội thoại giúp nhấn mạnh rằng sửa chữa quy trình tuyển dụng chỉ là 1 giải pháp có thể – không phải là giải pháp duy nhất. Người hỗ trợ có thể đảm bảo rằng mọi người sẽ nghĩ ra và thảo luận nhiều giải pháp tiềm năng khác nữa.
Mẹo nhỏ 1:
Để biết nhiều hơn về cách giữ cho cuộc họp tập trung vào mục tiêu của nó, dù đó có phải là cuộc họp giải quyết vấn đề hay không, xin xem bài Tổ chức cuộc họp hiệu quả. Bạn sẽ biết cách sử dụng chương trình họp nhằm đảm bảo rằng mọi người biết bạn mong muốn gì, đảm bảo rằng bạn đã bao gồm nhưng gì cần thiết và cũng như đảm bảo rằng bạn sử dụng thời gian 1 cách thông thái.
Tip 2:
Bản đồ tư duy cũng là 1 kỹ thuật khác để nắm bắt vô số ý tưởng mà bạn có về 1 vấn đề hoặc chủ đề. Bản đồ tư duy là 1 quy trình chảy tự do mà bạn thường làm cho mình ơn là hiểu 1 chủ đề. Đối với Bản đồ hội thảo thì lại là 1 quá trình của cả nhóm để giữ hội thoại đi đúng hướng và tập trung, vì thế mặc dù chúng cùng dựa trên 1 ý tưởng, nhưng chúng được áp dụng rất khác nhau.
Các điểm quan trọng
Để giải quyết vấn đề, bạn phải tập trung.
Trong bối cảnh 1 cuộc họp, điều này không dễ dàng gì. Có thể có nhiều ý tưởng và quan điểm cạnh tranh nhau, và vài người biết cách làm cho ý kiến của mình được lắng nghe hơn một số người khác. Lập bản đồ hội thoại giúp bạn có 1 quy trình giải quyết vấn đề hệ thống và có tổ chức, và đảm bảo cuộc đàm thoại theo đúng mục tiêu. Khi đã có 1 người hỗ trợ, phần còn lại thật đơn giản. Mọi người đều có cơ hội đóng góp như nhau vào cuộc tranh luận, và mọi dòng tư tưởng, lập luận đề được ghi lại.
Điều này khiến cho 1 quy trình lộn xộn trở nên quy củ hơn, và giúp đảm bảo rằng các vấn đề được khai thác triệt để trước khi đưa ra quyết định
15 phút sưu tầm và biên tập