Nhân tố thành công chủ yếu – Critical Success Factors CSF

1884

Nhận diện các nhân tố chủ chốt dẫn tới thành công

Bạn dùng cách nào để đo lường thành công?

Trong kinh doanh đôi khi có quá nhiều vấn đề chồng chéo và cần tới sự quan tâm của bạn tới nỗi khó thể nào “nhìn cây thấy rừng” được. Hơn nữa, rất khó để kéo mọi người trong cùng một đội cùng ngồi lại với nhau và tập trung vào các vấn đề thiết thực.

Đó là lúc cần dùng tới Các nhân tố thành công chủ yếu (CSF). CSF là những lĩnh vực hoạt động chủ yếu cần đạt được nếu doanh nghiệp hoặc dự án muốn chinh phục mục tiêu.

Khi phân tích được Các nhân tố thành công chủ yếu, bạn có thể tạo ra một điểm quy chiếu chung để định hướng và đo lường thành công của dự án và doanh nghiệp.

Khi đã xây dựng CSF như một điểm quy chiếu chung bạn có thể giúp mọi người trong nhóm biết chính xác đâu là điều quan trọng nhất để thể hiện năng lực thích hợp và cùng ngồi lại với nhau để thực hiện mục tiêu chung.

Ý tưởng về CSF được Tiến sỹ Ronald Daniel trình bày lần đầu tiên vào những năm 1960 và sau đó tiếp tục được John F. Rockart, Trường quản lý MIT kế thừa và công bố. Từ đó CSF trở thành một thuật ngữ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện chiến lược và dự án.

Chắc chắn khi sử dụng ý tưởng CSF, bạn có thể thực hiện theo nhiều cách khác nhau nhưng bài viết này chỉ cung cấp một định nghĩa đơn giản dựa trên ý tưởng của Rockart.

“Nếu thỏa mãn một vài lĩnh vực quan trọng, tổ chức chắc chắn sẽ thành công”. Đó là một vài lĩnh vực chủ yếu mà nếu làm đúng, doanh nghiệp sẽ phát triển. Còn nếu không thành công trong các lĩnh vực này, nỗ lực của tổ chức trong giai đoạn đó sẽ ít hơn mong đợi”.

Rockart kết luận rằng CSF là những lĩnh vực hoạt động nên được quan tâm và chú ý đặc biệt trong quản lý.

Các nhân tố thành công chủ yếu có liên quan mật thiết tới nhiệm vụ và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và dự án. Nếu nhiệm vụ và mục tiêu chú trọng tới đích đến và kết quả đạt được thì các nhân tố thành công chủ yếu chú trọng tới các lĩnh vực quan trọng nhất và đi thẳng vào vấn đề rằng bạn phải đạt được gì và làm cách nào để đạt được.

Làm sao sử dụng CSF?

Để hiểu rõ về CSF, tốt hơn hết là xem qua ví dụ dưới đây.

Một cửa  hàng sản xuất tên “Nông trại vui vẻ” có nhiệm vụ sau đây:

“Trở thành cửa hàng số 1 tại phố Chính bằng cách bán các sản phẩm có chất lượng cao nhất, tươi ngon nhất, vận tới tận tay khách hàng trong vòng 24 tiếng áp dụng cho 75% sản phẩm và đạt được 98% sự hài lòng”.

Mục tiêu chiến lược của Nông trại vui vẻ sẽ là:

–          Nâng cao thị phần địa phương lên 25%

–          Vận chuyển sản phẩm tới tay khách hàng trong vòng 24h đối với 75% sản phẩm

–          Giữ tỷ lệ hài lòng khách hàng lên 98%

–          Mở rộng sản phẩm để thu hút nhiều khách hàng hơn.

–          Có đủ chỗ để trưng bày tất cả sản phẩm khách hàng cần tới.

Để tìm ra nhân tố thành công, trước tiên phải xem xét nhiệm vụ và mục tiêu và  tìm xem lĩnh vực kinh doanh nào cần được chú ý.

Mục tiêu Nhân tố tiềm năng
Tăng thị phần địa phương lên 25% Tăng cạnh tranh lên các cửa hàng nội địa khác. Thu hút khách hàng mới.
Giao hàng tận tay trong vòng 24 giờ cho 75% sản phẩm. Giữ quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp địa phương
Đạt tỷ lệ 98% khách hàng hài lòng Giữ nhân viên và huấn luyện họ thường xuyên về chăm sóc khách hàng.
Mở rộng sản phẩm để thu hút thêm khách hàng mới Phát triển sản phẩm mới tại địa phương
Mở rộng cửa hàng để tăng không gian trưng bày và thu hút khách hàng mới Đảm bảo tài chính

Quản lý công việc và các nhân tố gián đoạn cho việc kinh doanh

Khi đã có được danh sách các CSF tiềm năng rồi, bạn có thể cân nhắc xem đâu là CSF cần thiết nhất và tìm ra những nhân tốt thành công chính xác nhất.

Đây cũng là điều mà Farm Fresh Produce cần phải làm. CSF đầu tiên trong nhóm danh sách là mối quan hệ với các nhà cung cấp. Đây là điều kiện tiên quyết đảm bảo tính tươi và mới của sản phẩm. Ngoài ra còn có nhân tố CSF quan trọng là thu hút khách hàng mới. Nếu không có khách hàng mới thì công ty không thể nào mở rộng thị phần được.

Nhân tố CSF thứ ba là tài chính để mở rộng quy mô. Công ty không thể đạt được mục tiêu nếu thiếu tài chính để đầu tư mở rộng cửa hàng.

Bảng 1: Các nhân tố thành công chủ yếu, nhiệm vụ và mục tiêu của Farm Fresh Produce

Nhiệm vụ: Trở thành cửa hàng sản xuất số 1 tại phố Chính

Nhân tố thành công chủ yếu:

–          Thiết lập mối quan hệ thành công với nhà cung cấp

–          Thu hút và thỏa mãn khách hàng mới

–          Nâng cao tài chính để mở rộng công ty.

Mục tiêu:

–          Tăng thị phần địa phương lên 25%

–          Thức ăn tươi ngon giao “tới tận tay khách hàng” trong vòng 24h áp dụng đối với 75% sản phẩm

–          Thỏa mãn 98% khách hàng

–          Mở rộng chủng loại sản phẩm để thu hút nhiều khách hàng hơn

–          Mở rộng không gian trưng bày để phục vụ nhiều hơn, trưng bày nhiều hơn.

Gợi ý:

Nên có bao nhiêu CSF là đủ?

Thông thường, bạn chỉ nên chọn tối đa 5 CSF thực sự cần thiết để tối đa hóa ảnh hưởng cũng như định hướng rõ ràng cho các nhân tố khác.

Sử dụng công cụ Nhân tố thành công chủ yếu CSF như thế nào?

Trên thực tế, xác định CSF là một quy trình lặp đi lặp lại bởi vì CSF có liên kết với nhiệm vụ, mục tiêu chiến lược của tổ chức nên thường được tái xác định.

Đây là những bước thường gặp để giúp bạn tìm ra CSF cho doanh nghiệp hoặc dự án:

Bước 1: Thiết lập mục tiêu chiến lược và nhiệm vụ cụ thể

Bước 2: Với mỗi mục tiêu chiến lược, tự hỏi đâu là nơi doanh nghiệp và dự án nên tập trung thực hiện để hoàn thành mục tiêu này? Câu trả lời sẽ là đáp án để tìm ra CSF.

Gợi ý:

Để cân nhắc và không bỏ qua bất kì CSF nào, bạn cần sử dụng phương pháp xác định CSF của Rockart:

–          Ngành công nghiệp: Đây là những nhân tố đến từ đặc điểm của từng ngành công nghiệp riêng biệt. Đây là những việc mà công ty cần phải làm để giữ được sức cạnh tranh.

–          Môi trường: những nhân tố này là kết quả của ảnh hưởng môi trường vĩ mô lên tổ chức ví dụ như: môi trường kinh doanh, nên kinh tế, đối thủ, và các tiến bộ kỹ thuật

–          Chiến lược: Những nhân tố này là kết quả của chiến lược cạnh tranh cụ thể của tổ chức bao gồm cách tổ chức định vị, tiếp thị,

–          Thời gian: Những nhân tố này là kết quả của các lực lượng nội tại trong tổ chức bao gồm các rào chắn đặc biệt, thách thức, định hướng và ảnh hưởng…

Bước 3: Đánh giá danh sách các CSF tiềm năng để tìm ra nhân tố chủ chốt nhất quyết định thành công hay còn gọi là nhân tố thành công chủ yếu.

Trong qua trính tìm tòi và đánh giá SSF, bạn có thể khám phá một vài mục tiêu chiến lược mới hoặc chi tiết hóa các mục tiêu đó. Do đó bạn cần phải thường xuyên đánh giá lại nhiệm vụ, mục tiêu và CSF của mình.

Bước 4: Tìm hiểu cách giám sát và đo lường từng CSF

Bước 5: Kết nối CSF với các nhân tố quan trọng khác trong tổ chức hoặc chiến lược của dự án.

Bước 6: Tiếp tục giám sát và tái đánh giá CSF nhằm đảm bảo bạn vẫn đang vững bước đi tới mục tiêu cuối cùng. Thật ra, CSF đôi khi khó đo lường hơn các mục tiêu khác nên bạn phải xác định càng kỹ càng tốt cách đo lường hoặc giám sát chúng.

Điểm cốt lõi

Nhân tố thành công chủ chốt là những khu vực mà doanh nghiệp hoặc dự án cần phải đạt được. Khi nhận diện và phổ biến các CSF này, bạn có thể giúp doanh nghiệp và dự án tập trung hơn đồng thời tránh lãng phí thời gian cũng như công sức. Một khi đã tìm ra CSF và phổ biến với những người có liên quan,  bạn có thể giúp công ty và dự án luôn trong tầm nhắm tới mục tiêu cuối cùng.

Nếu có hứng thú với chủ đề này, bạn có thể tìm đọc thêm các bài viết như Năng lực cốt lõi, Thiết lập mục tiêu, Trình bày mục tiêu và tầm nhìn.

15 phút sưu tầm và biên tập

Comments

comments